Welkom nieuwe collega! Slimme onboarding, hoe doe je dat?

Een van de meest actuele HR-uitdagingen is het rekruteren (én behouden) van nieuw talent. 85% van de werkgevers krijgt vacatures namelijk moeilijk ingevuld: de ​‘war for talent’ woedt harder dan ooit.

Eens die ideale werknemer wordt gevonden, is het probleem echter nog niet van de baan: hoewel Belgen en Nederlanders erg loyaal zijn aan hun werkgever, noteert internationaal onderzoek een trend waarbij 40% van de werknemers hun job na zes maanden reeds verlaat. Reden te meer om het proces van onboarding te optimaliseren, want deze blijkt een cruciale factor te zijn voor het slagen van de samenwerking tussen de nieuwe werknemer en je bedrijf.

Hoe vroeger, strategischer en persoonlijker je als werkgever het inlooptraject aanpakt, hoe succesvoller de onboarding. Het ultieme doel? Je nieuwe rekruut zich meteen in de organisatie laten thuisvoelen. We helpen je graag op weg met onze blogpost en bijhorende checklist.

Wij helpen jou graag op weg om je onboardingproces te optimaliseren!

Preboarding

We zetten even een stap terug. Onboarding start namelijk niet op de eerste werkdag, maar al een tijdje voordien. De nieuwe collega maakte de beslissing om met jullie in zee te gaan, maar zit na het plaatsen van die handtekening nu in een tussenfase. Deze situatie gaat vaak gepaard met een mix van emoties. Enerzijds is er de afronding van de huidige job, maar tegelijk is er ook de aanloopperiode naar iets nieuws. Men schept verwachtingen en de nieuwe start neemt veel denkruimte in.

Het is belangrijk dat die ruimte wordt ingevuld met oprecht enthousiasme voor die allereerste dag. Als er een bedrijfsevenement of teamuitje gepland staat, nodig de starter dan vrijblijvend uit. Ideaal voor de persoon in kwestie om op een informele manier kennis te kunnen maken met het toekomstige team. Daarnaast is zo’n gelegenheid meteen voer om over te praten bij de effectieve start. Want ​“weet je nog?”-verhalen scheppen meteen een goede band. Een leuke videoboodschap van het (top)management en collega’s, een virtuele toer door het kantoor of toewijzing van een buddy zijn ook goede manieren om het engagement te verhogen.

Deze preboarding-periode is ook ideaal om je kersverse collega te feliciteren met de nieuwe job en alvast welkom te heten in het team. Met een kaartje bijvoorbeeld, of een gepersonaliseerd welkomstpakket. Je creëert meteen een leuk verrassingseffect!

Net voor de start

De eerste dag ligt in het vizier, maar in tussentijd moeten er nog praktische zaken geregeld worden. Bel je nieuwe collega enkele dagen voordien op en geef het exacte startuur en de ontmoetingsplek mee, waar de auto of fiets geparkeerd kan worden en of de starter al dan niet lunch dient te voorzien. Overloop al eens kort de opzet van de eerste dag en plan op voorhand enkele meetings met directe collega’s en/​of managers in zodat de medewerker snel contact kan leggen met de verschillende gezichten in het team. Zo verloopt de start zo stressloos mogelijk.

Eerste werkdag(en) 

Je eerste werkdag vergeet je nooit. Belangrijk dus om als werkgever een goede indruk te maken! Neem de tijd om de nieuwe persoon welkom te heten en zorg dat alle tools klaarstaan om er samen in te kunnen vliegen. Bekijk samen de agenda voor de eerste dagen, benoem interne of externe opleidingen die binnenkort starten en zorg ervoor dat alle officiële documenten getekend zijn. Dan is dat meteen ook gebeurd.

Een minder klassieke manier om iemand wegwijs te maken binnen het bedrijf, is via een buddy-systeem. Een collega (al dan niet door jou aangewezen) neemt hierbij de nieuwe medewerker op sleeptouw en is het eerste aanspreekpunt voor vragen. Het maakt de onboarding uniek en een stuk persoonlijker. Belangrijke check om voordien na te gaan: heeft de buddy hier voldoende tijd voor en is hij of zij een oprechte ambassadeur van het bedrijf? 

Vergeet niet dat de starter een deel wordt van het team en zorg ook hier voor een gemoedelijke onboarding. Geef een rondleiding door het bedrijf en introduceer de werknemer persoonlijk aan de rechtstreekse collega’s. Of waarom organiseer je geen gezamenlijke welkomstlunch of afterwork drink? Bij Kadonation trakteren we bijvoorbeeld elke nieuwe medewerker op een team lunch met pizza op hun eerste werkdag. Dergelijke attenties zorgen meteen voor een leuke sfeer en zullen nadien het langst blijven hangen.

Volgende weken/​maanden 

Jouw taak zal langzaam veranderen in het ondersteunen van de verdere ontwikkeling van de nieuwe collega. Zijn er belangrijke interne en externe stakeholders waarmee een kennismaking moet worden gepland? En misschien nog belangrijker: zorg ervoor dat de werknemer een strategisch goed begrip heeft van de functie, verantwoordelijkheden en het algemene bedrijfsbeleid. Voor jou zijn de values van het bedrijf misschien overduidelijk, maar geldt dat ook voor de nieuwe medewerker? 

Laat je nieuwe collega de interne tools en trainingsmogelijkheden ontdekken. Stel samen enkele goals op zodat dit nieuwe hoofdstuk steeds concreter wordt. Zijn er onuitgesproken regels op de werkplek? Door ze uit te spreken haal je een stuk van de onwennigheid weg. Zo is jouw nieuwste teamlid klaar om een duurzame bijdrage te leveren aan de toekomst van jouw organisatie.

Het duurt gemiddeld zo’n  zes maanden vooraleer iemand volledig ingewerkt is. Blijf dan ook alert voor twijfels of vragen en houd contact met de werknemer via informele gesprekjes, korte enquêtes of happiness-checks. Door te vragen hoe het onboardingproces kan verbeterd worden, toon je dat je als bedrijf open staat voor feedback. Belangrijk is dan natuurlijk ook dat je met die nieuwe informatie aan de slag gaat. 

Regelmatige check-ins zijn super belangrijk, net als een blijk van waardering of een onverwachte dankjewel. Vier samen de waardevolle momenten om motivatie en werkplezier te verhogen, en voor je het weet is je nieuwe medewerker alweer één jaar in dienst. 

Met de juiste onboarding stimuleer je engagement en geef je nieuwe medewerkers het gevoel dat ze erbij horen. Alleen: hoe pak je dit nu concreet het beste aan? Ontdek het meteen in ons gratis stappenplan voor een feilloos onboardingsproces!