Alles over de werkkostenregeling in Nederland in 2024

Personeelsgeschenken

Meer en meer organisaties nemen initiatieven om hun aantrekkelijkheid als werkgever te verbeteren. Personeelsgeschenken bieden een ideale mogelijkheid om de lonen van werknemers te optimaliseren. Deze blog geeft jou een overzicht van de mogelijkheden en schetst ook het wettelijk kader waarin dit kan gebeuren.

In Nederland werd het wettelijk kader met betrekking tot personeelsgeschenken sinds 1 januari 2015 vereenvoudigd via de werkkostenregeling. Deze regeling zegt dat je 1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 vrij mag besteden aan je werknemers. Mocht de loonsom daarboven liggen, dan mag je 1,18% vrij besteden. Dit heet de vrije ruimte. 

Om je van een fiscaalvriendelijk personeelsgeschenk te verzekeren, hoef je nu enkel nog te kijken naar twee zaken:

• De totale loonsom = Betaalde loon + sociale premies ten laste van de werkgever
• De gebruikelijkheidstoets binnen het bedrijf/​de sector

We maken daarbij een onderscheid tussen de vrijstelling van belasting voor de ontvanger en de fiscale aftrekbaarheid voor de schenker.

De vrije ruimte

De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2024 is de vrije ruimte 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale
loonsom. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000, is de vrije ruimte 1,18% in 2024. Tijd voor een stukje theorie. In de werkkostenregeling gaat men ervan uit dat nagenoeg alles wat de werknemer door zijn baan krijgt, als loon moet worden bestempeld – en als dusdanig moet worden belast. De wet voorziet evenwel een ​‘vrije ruimte’ van 1,92 % van de loonsom van je werknemers.

Vuistregel:
Loonsom ≤ 400.000 = 1,92%
Loonsom ≥ 400.000 = 1,18%

Onbelaste vergoeding

De vrije ruimte kan besteed worden aan onbelaste vergoedingen, waaronder dus ook personeelsgeschenken. Zolang je binnen die ruimte blijft, betaal je geen loonbelasting. Buiten die vrije ruimte betaal je een hogere eindheffing van 80% op het gedeelte dat boven die vrije ruimte uitkomt.

Voorbeelden:

• Kerstpakket
• Verjaardagscadeautje
• Abonnement op de sportschool
• Een goede bureaustoel voor thuis

Vrijgestelde thuiswerkvergoeding

Sinds 2022 mag je werknemers een belastingvrije vergoeding geven voor de kosten die ze maken bij thuiswerken zoals gas, water, elektriciteit, toiletpapier, koffie en thee. Deze onbelaste vergoeding stijgt in 2024 naar € 2,35 per dag. 

Met het vrijstellen van de thuiswerkvergoeding hoort thuis- of hybridewerken officieel tot de werkcultuur in Nederland. De vergoeding gaat hierdoor niet ten laste van de vrije ruimte bij je personeelsgeschenken. 

Het loont dus om die vrije ruimte goed in de gaten te houden. Daarbij hou je best rekening met de secundaire arbeidsvoorwaarden die je aan je medewerkers biedt. Dit zijn beloningen die je met je werknemer afspreekt bovenop hun salaris. Die kunnen financieel van aard zijn, maar dat hoeft niet per se. Een fiets of auto van de zaak, een dertiende maand of de mogelijkheid tot bedrijfssparen zijn hier voorbeelden van.

Krijg je er spontaan hoofdpijn van? Dit kort rekenvoorbeeld verduidelijkt de regeling:

Tot slot dien je rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets. Die schrijft voor dat de waarde van geschenken maximaal 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is binnen je bedrijf of de sector. Meer daarover lees je hier.

Fiscale aftrekbaarheid voor ondernemingen

Kosten voor geschenken en kerstpakketten aan personeel hebben een beperkt zakelijk karakter. Dit zijn dus gemengde kosten, die voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting tot een drempelbedrag juist niet aftrekbaar zijn. Deze drempel gaat in 2024 omhoog van € 5.100 naar € 5.600. 

Voor de inkomstenbelasting is € 5.600 aan gemengde kosten niet aftrekbaar van de winst. Je mag er in de aangifte ook voor kiezen om de 80%-regeling te gebruiken. Hierbij mag je 80% van de gemengde kosten wél in aftrek brengen, maar de overige 20% dus niet. Je mag daarbij de meest voordelige methode kiezen. 

In de vennootschapsbelasting werkt het net iets anders. Een VPB-plichtige onderneming mag tot € 5.600 aan gemengde kosten niet in mindering brengen op de winst. Of, als dat hoger is, 0,4% van de totale loonsom van de onderneming. Ook in de VPB bestaat er een alternatieve regeling, daarbij mogen ondernemingen standaard maar 73,5% van de gemengde kosten in aftrek brengen, en 26,5% dus niet.

De € 25-regeling

Geef je een geschenk aan je werknemer dat niet zozeer gekoppeld is aan de werkgeverwerknemerrelatie? Dan is er geen sprake van loon, en dan komt dat bedrag niet ten laste van de vrije ruimte. Dat bedrag is dan onderhevig aan de € 25-regeling, en wordt vrijgesteld van belasting. 

Denk bijvoorbeeld aan een rouwkrans: een dergelijke attentie geef je uit wellevendheid en sympathie. Het geschenk wordt dan gegeven vanuit een persoonlijke relatie, eerder dan de werkrelatie.

Er gelden hierbij drie voorwaarden:

1. Het betreft een persoonlijke attentie in een situatie waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven (bv. geboorte, verjaardag, huwelijk, ziekte, …);
2. Je geeft geen geld of een waardebon;
3. Het geschenk is niet duurder dan € 25 (incl. btw).

Nihilwaarderingen

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan sowieso niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogenaamde nihilwaardering. Denk hierbij aan:

• Werkkleding;
• Koffie en thee op de werkplek;
• Fitnessruimte op de werkplek.

De belastingdienst biedt een overzicht van loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt in de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling in de praktijk

De aankoop van personeelsgeschenken stopt dus niet bij het regelen van een cadeautje. De administratieve afhandeling voor de Belastingsdienst is immers ook een belangrijk onderdeel van het werk dat erbij komt kijken. Door de geboden regelingen rondom de werkkostenregeling correct en slim toe te passen, kan je als werkgever onnodige extra heffingen voorkomen.

Maar hoe doe je dat nu concreet? Dit schema* schept helderheid.

*Dit schema is louter informatief. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend, en ze is niet uitsluitend. De precieze inrichting van de WKR verschilt per organisatie en gelegenheid, en is geheel de verantwoordelijkheid van de organisatie. Voor een completer overzicht verwijzen we graag naar dit document van Interfisc.

Basis voor je administratie
De checklist kan richting geven aan je geschenkbeleid. Of je kan ze inzetten om het bestaande beleid te verwerken in een vergelijkbare checklist. In je geschenkbeleid zijn vaak specifieke bedragen opgenomen voor geefmomenten. Die bedragen kan je dan ook zo verwerken in een checklist zoals in onderstaand voorbeeld. Heb je nog geen gericht geschenkbeleid? Dan kan je ook onderscheid maken in geschenken boven en onder de € 25. 

Geschenken

Tastbare geschenken

Bouw betere relaties uit met leuke geschenken voor elke gelegenheid. Houdt je werknemer van geurige bloemen, heerlijke chocolade of een sharing basket? Dan weet je wat te kiezen.

Extra punten scoren kan door het geschenk of de verpakking te personaliseren. Zo zullen de ontvangers zich altijd herinneren van wie ze het geschenk gekregen hebben. En een boodschap toevoegen om een medewerker te bedanken, te feliciteren of een hart onder de riem te steken; maakt je cadeau natuurlijk extra uniek.

Cadeaubon

Voor iedereen een persoonlijk cadeau geven is vaak onbegonnen werk. En toch is het mogelijk. Meer en meer bedrijven geven immers geschenkcheques of cadeaubonnen waarmee de werknemers zelf hun geschenk kiezen bij partners van de uitgevers van deze geschenkcheques. Bovendien heeft het geven van een geschenkcheque nog een voordeel, er is immers geen BTW op verschuldigd. Mede hierdoor en door de vrije keuze door de werknemer stijgt de geschenkcheque jaar na jaar in populariteit.

Heel wat retailers bieden geschenkcheques aan. Het nadeel hierbij is dat de cadeaubonnen vaak beperkt geldig zijn en dat je als gever opnieuw een cadeaukeuze maakt in de plaats van de ontvanger. Om dit te vermijden kan je terecht bij uitgevers als Giftcards​.nl, Primera en Kadonation.

Deze bedrijven bieden geschenkcheques aan die inwisselbaar zijn bij een waaier van aangesloten partners zodat er voor elke medewerker voldoende keuze is om zijn/​haar geschenkcheque te gaan besteden. Zo kiezen alle ontvangers dan toch helemaal hun eigen cadeau.

Kadonation geschenken

Bij Kadonation gaan we nog een paar stappen verder. Enerzijds bieden we tal van tastbare geschenken aan: brownies, drank, bloemen, taart, geschenkmanden, … We hebben voor ieder wat wils. Anderzijds hebben we de Kadonation Cadeaubon, die gecumuleerd of gesplitst gebruikt kan worden en inwisselbaar is bij meer dan 90 populaire winkels (zoals Bol​.com, Rituals, Coolblue, Zalando, HEMA, Dille & Kamille & Decathlon …) en goede doelen.

Bovendien is de cadeaubon verregaand personaliseerbaar met de naam van de ontvanger, een persoonlijke boodschap en op maat gemaakt van jouw bedrijf met logo of zelfs in jouw corporate design. Ook onze tastbare geschenken kunnen gepersonaliseerd worden met logo en/​of een persoonlijke boodschap. 

Daarbovenop bieden we het ultieme keuzeconcept aan: Kadonation Smile. Hiermee geef je keuzevrijheid in alle eenvoud. Samen stellen we een geschenkaanbod samen dat past bij je budget. De ontvanger kiest daarna discreet zijn of haar droomgeschenk op een geschenk-website die helemaal gepersonaliseerd is met je logo, bedrijfskleuren én persoonlijke boodschappen. 

Uiteraard voldoen onze geschenken aan alle voorwaarden om te genieten van het gunstig wettelijk kader zoals in deze white paper beschreven werd.