GroupM, een toonaangevend mediabureau met meer dan 1000 werknemers verspreid over verschillende vestigingen, stond voor de uitdaging van een gedecentraliseerd en versnipperd waarderingsbeleid. Dit leidde tot ongelijke waarderingen en administratieve rompslomp.
De oplossing kwam in de vorm van decentralisatie en de implementatie van Kadonation Select als waarderingsplatform. Kadonation Select fungeert als sleutel tot eenheid, waarbij HR de controle behoudt, teamleiders meer mogelijkheden en verantwoordelijkheid krijgen, en het systeem GDPR-proof en efficiënt blijft. Het resultaat? Een gestroomlijnd waarderingsbeleid én een positieve werkomgeving waarin medewerkers zich consistent gewaardeerd en verbonden voelen - ongeacht de locatie of afdeling.
Als HR-verantwoordelijke weet je dat het erkennen en waarderen van je medewerkers cruciaal is voor het succes van je organisatie. Maar hoe pak je dat aan? Het antwoord ligt in een krachtig waarderingsbeleid. Dit instrument fungeert als je geheim wapen, een gids die het wanneer, hoe, en waarom van je inspanningen glashelder uiteenzet. Hoe uitgebreid die regels zijn, verschilt van organisatie tot organisatie. Maar één ding is zeker: het waarderingsbeleid maakt het verschil tussen gewoon goed en buitengewoon succesvol zijn.
De voorspelbaarheid die je wint door een uniforme aanpak maakt ook je budgetoefening eenvoudiger. Daarnaast zorgt het voor consistentie. De motivatie, betrokkenheid en tevredenheid van je werknemers zal je namelijk niet positief beïnvloeden door teams op verschillende manieren te waarderen voor dezelfde gelegenheid.
Dat ondervond ook Mandy Stoop, HR & Recruitment Specialist bij GroupM Nederland.
“Vroeger kreeg je bij de ene vestiging tweehonderd euro voor je verjaardag, en bij de andere vijftig. Dat is natuurlijk heel raar.”
Mandy Stoop
Uitdaging
Een versnipperd waarderingsbeleid met weinig impact op vitale HR-metrics
GroupM NL, een toonaangevend mediabureau met meerdere vestigingen in Nederland, stond voor de uitdaging van een gedecentraliseerd attentiebeleid. Met meer dan 1000 werknemers verdeeld over 8 entiteiten, ondervond het bedrijf problemen met een versnipperd beleid en ongelijke waarderingen voor medewerkers. “Nu zijn we in Nederland één GroupM geworden en moet je dus meer samenwerken en de krachten bundelen”, aldus Mandy Stoop.
Die samensmelting was meteen ook het uitgelezen moment om hun moments that matter te herbekijken. Want door al die verschillende entiteiten versnipperde ook het waarderingsbeleid.
Mandy:“Vroeger kreeg je bij de ene vestiging bij wijze van spreken 200 euro voor je verjaardag, en bij de andere 50 euro, wat natuurlijk heel raar is. We vonden het belangrijk om dat te harmoniseren: je wil niet dat er onrust ontstaat door verschillen in waardering en vinden het juist belangrijk dat we ons goede werkgeverschap laten zien.”
Ook praktisch was het een heuse rompslomp: HR had geen grip op wat er allemaal werd besteld, de kostenplaatsen bleken onduidelijk, je moest opletten met de GDPR-regeling bij het onderling doorgeven van werknemersgegevens, enzovoort.
Oplossing
Een uniform, decentraal waarderingsbeleid via één handig platform
Om die uitdaging het hoofd te bieden, koos GroupM voor een uniform, decentraal waarderingsbeleid. De organisatie implementeerde Kadonation Select als waarderingsplatform. Meer dan 200 teamleiders kregen mogelijkheden & verantwoordelijkheden toegewezen via het platform om dat uniforme beleid efficiënt in de praktijk te brengen.
Wanneer er grote, ingrijpende beslissingen worden genomen, betrekt GroupM ook hun Challengers Group. Mandy: “Dit is een groep van ongeveer vijftien medewerkers uit alle hoeken van de organisatie. Zij vormen een belangrijk klankbord, wat ons zeker heeft geholpen om veranderingen als deze te staven.”
Bij een decentraal waarderingsbeleid worden centraal bepaalde richtlijnen in de praktijk gebracht door teamleiders. HR houdt dankzij de betrokken teamleiders de vinger aan de pols. Want die weten het best wat er speelt en kennen de momenten, voorkeuren, stijlen en smaken binnen hun team.
“Kadonation heeft ons 100% geholpen om de eenheid in onze werkcultuur te bewaren.”
Mandy Stoop
Het was die groep die Kadonation Select uitkoos als platform om het waarderingsbeleid vorm te geven en te beheren. Ondertussen gebruiken meer dan 200 teamleiders het platform, en werd het beleid zonder problemen uitgerold. “Kadonation heeft ons 100% geholpen om de eenheid in onze werkcultuur te bewaren.”
HR houdt de touwtjes in handen en stippelt de grenzen van het beleid uit via Kadonation Select. Zo worden er goedkeuringsflows ingesteld, en budgetten per gelegenheid. “Voordien hadden we nog geen beleid voor verjaardagen, en waren de verantwoordelijkheden om een attentie te regelen, erg versnipperd. Kadonation Select zet ons aan om daar proactief over na te denken en neemt ons heel wat werk uit handen, omdat verjaardagen bijvoorbeeld nu automatisch verlopen”, aldus Mandy.
Moments that matter
Onderzoek toont aan dat zeven op de tien werknemers gelukkig worden van een attentie van hun werkgever*. Het hoeft niet steeds een groot geschenk te zijn, de impact zit ‘m vooral in de erkenning van het moment, en de persoonlijke boodschap.
Wat zijn de moments that matter?
- De klassieke feestdagen: zeven op de tien werknemers ontvangt een eindejaarsgeschenk van de werkgever, maar ook Sinterklaas en Pasen zijn populair. Let er wel op dat mogelijks niet alle werknemers dezelfde feestdagen vieren.
- (Werk)verjaardagen: deze dagen zijn net dat tikkeltje specialer dan een doodgewone werkdag.
- Een geschenk op de eerste werkdag of tijdens de onboardingperiode sterkt nieuwe medewerkers in hun overtuiging dat ze de juiste keuze hebben gemaakt.
- Ook de eventuele offboarding is een moment waar je makkelijk iets mee kan doen, zeker als je het toenemend aantal ‘boomerang employees’ in acht neemt. Na The Great Resignation, volgde naar verluidt The Great Regret: de post-pandemie zag een recordaantal werknemers hun job de rug toekeren. Na de crisis gaf ruim 55% van de professionals aan te willen terugkeren naar hun vorige werkgever.
- Persoonlijke en werkgerelateerde mijlpalen: van samenwonen tot trouwen, geboorte of adoptie tot een promotie op het werk of een sterk jaarresultaat: als werkgever maak je het verschil door op die grote momenten mee te vieren met het individu.
- Mag het eens iets anders zijn? Wees ook attent op atypische momenten. Met een “terug naar het werk”-attentie na de zomer bijvoorbeeld, of een bedrijfsverjaardag. Maar ook bij langdurige afwezigheid of als steun bij een moeilijke periode.
Als bedrijfsleider of HR-verantwoordelijke kan je onmogelijk alle relevante momenten tijdig opmerken, laat staan ze ten volle benutten. Die gemiste kansen leiden tot gemiste verbindingen. Daarom is een decentraal waarderingsbeleid zo krachtig.
Investeren in een slim waarderingsprogramma heeft dan weer een positieve impact op retentie, productiviteit en absenteïsme. Bereken zélf hoe groot die impact voor jouw organisatie kan zijn.
Het waarderingsplatform Kadonation Select staat garant voor een efficiënte en rendabele aanpak. Neem vrijblijvend contact op om de impact van je waarderingsprogramma te vergroten.
Handige features
Bij GroupM weten ze dankzij Kadonation Select ook beter waar het budget naartoe gaat: “de kostenplaatsen zijn duidelijk en op het einde van het jaar zien we perfect wat we hebben uitgegeven per moment. De rondslingerende kassabonnetjes dienen ook niet meer gedeclareerd te worden. Dit scheelt veel tijd in verschillende lagen binnen de organisatie.”
Een andere feature die er voor GroupM zeker uitspringt, is de handige koppeling met hun HR-software AFAS. “Hierdoor wordt het personeelsbestand automatisch geïmporteerd en blijft het op elk moment up-to-date. Zo wordt nooit meer iemand vergeten. Teamleaders krijgen via AFAS dan ook een taak toegewezen dat ‘Simon zijn proeftijd succesvol heeft doorlopen en we dit vieren met een bedankje’, of er wordt gesuggereerd om ‘een cadeautje te bestellen voor Charlène die al langer dan twee weken ziek is.’
Tegelijkertijd is het ook allemaal GDPR-proof, geen overbodige luxe in 2024. “Als ze mij in de bloemetjes willen zetten, hoeven ze enkel mijn naam in te geven en via het platform de attentie te versturen, zonder dat daarbij persoonlijke informatie zoals mijn adres wordt gedeeld.”
Resultaat
Eenheid, efficiëntie en een positieve werkomgeving
“De grootste winst die we hebben behaald, is het creëren van een cultuur van gelijkheid en transparantie binnen onze organisatie. Dit heeft niet alleen geleid tot een consistente behandeling van al onze medewerkers, maar ook tot een gevoel van verbondenheid en waardering bij iedereen – van nieuwkomers tot ervaren teamleden.”
“Hierdoor kunnen we met trots zeggen dat ons waarderingsbeleid bijdraagt aan een positieve werkomgeving waarin iedereen weet waar ze aan toe zijn en zich gewaardeerd voelt, vanaf de allereerste dag bij ons. Dat heeft ongetwijfeld ook een positieve weerslag op onze belangrijkste HR-metrics als retentie, engagement en motivatie.”
GroupM Nederland stapt bewust weg van de traditionele feestdagen. “Niet iedereen viert Sinterklaas, Pasen of Kerstmis, dus proberen we in te zetten op andere momenten zoals Valentijn, een werkverjaardag of verhuizing. Ook bij de proeftijd en onboarding staan we paraat met een klein presentje via Kadonation.”
Met ons waarderingsprogramma laten we zien dat we waarde hechten aan persoonlijke en professionele mijlpalen. Het getuigt van onze betrokkenheid en ons streven om elk moment speciaal te maken. We vieren die momenten dan ook samen, of maken er een momentje van. En ook op de mindere momenten proberen we er te zijn voor onze medewerkers. Met Kadonation Select wordt dat allemaal een pak eenvoudiger.”
*Onderzoek in opdracht van Kadonation uitgevoerd door Human8 – 2.000 medewerkers – 2021
Gerelateerde artikelen.
De Gilde Groep kiest resoluut voor videoboodschappen als kers op de taart in een persoonlijk attentiebeleid.
Talent vinden én gelukkig houden? Zo doet het Wit-Gele Kruis het.
