Kostbare tijd besparen in de uitvoering van je attentiebeleid: zo deed Hillewaere Groep het.
Een attentiebeleid in uitvoering brengen via verschillende leveranciers, brengt logistieke en administratieve uitdagingen met zich mee. Elke leverancier heeft zijn eigen manier van werken, je moet al de verschillende gegevens opslaan, je hebt contact met telkens andere personen, je ontvangt allemaal aparte bevestigingsmails, en je maakt toch “voor de zekerheid” een overzichtsdocument om te zorgen dat het attentiebeleid minutieus en bij de juiste leverancier opgevolgd wordt.
Dit proces uniformiseren en stroomlijnen is voor veel bedrijven een grote noodzaak. Bij Hillewaere Groep, een Belgische organisatie gespecialiseerd in residentieel vastgoed en verzekeringen met bijna 300 medewerkers verspreid over 26 kantoren, werd deze uitdaging succesvol aangepakt door de implementatie van het Kadonation Select platform. We nemen je graag mee in dit klantenverhaal en spraken met Lenka Dekort, HR-officer bij Hillewaere Groep.
Over Hillewaere Groep
Hillewaere Groep omvat 3 dienstverlenende bedrijven: Hillewaere Vastgoed, Insurance en Hypotheken.
Uitdaging
De rompslomp door via verschillende leveranciers geschenken te bestellen.
Lenka maakt deel uit van het vierkoppige HR-team dat samen een kleine 300 medewerkers faciliteert. Naast de ‘harde’ HR, verzorgt ze er ook het attentiebeleid. Of hun ‘cadeauplan’ of ‘dankbaarheidsbeleid’, zoals Lenka het zelf mooi omschrijft. Het bedrijf zelf bestaat al sinds 2002 en heeft verschillende kantoren onder zich, met een tak in verzekeringen en vastgoed. Hierdoor zitten de medewerkers van Hillewaere Groep geografisch sterk verspreid, waardoor een onderlinge samenhang onontbeerlijk is.
Voor bedrijven is inzetten op onderlinge samenhang moeilijk wanneer interne processen, zoals een attentiebeleid, niet gestroomlijnd zijn en op zichzelf al zorgen voor verwarring. Daarom vatte Hillewaere Groep de koe bij de horens en besloot ze die verschillende manieren van werken te integreren in één makkelijk beleid op één platform. Wat is hier de meerwaarde van? Stel je eens voor dat je bij vijf verschillende winkels wil bestellen: de ene leverancier accepteert gegroepeerde betalingen via facturatie maar bij de ander dien je je bestelling één per één en instant af te rekenen. Bij de een moet je je bestelling via e‑mail doorgeven en nadien ook regelmatig eens polsen naar de status ervan, bij de ander kan je verdwalen in het eindeloze klikproces. En dit zijn allemaal luttele seconden die vervolgens oplopen tot minuten of zelfs uren aan tijdverspilling, die je liever aan andere zaken spendeert.
Oplossing
De uitvoering van het attentiebeleid via één platform, waarbij HR de touwtjes in handen houdt.
“Na een vlotte onboarding was alles in kannen en kruiken en maakten we al snel gebruik van Kadonation Select”, vertelt Lenka. “Al het opvolgwerk dat ik voordien deed, heeft nu plaatsgemaakt voor efficiëntie, wat ons heeft overtuigd vanaf het prille begin. Momenteel gebruik ik het platform tweewekelijks en soms zelfs vaker.”
“De personalisatiemogelijkheid voegt zonder meerkost zo veel extra waarde toe!”
Lenka Dekort
Hillewaere Groep kiest er specifiek voor om het attentiebeleid binnen HR te houden gezien zij het dichtst bij de mensen staan, al helpt marketing hen bij het creatieve luik. Met deze twee teams bepalen ze jaarlijks de gelegenheden waarop wordt ingezet, en samen boksen ze vervolgens leuke ideeën in elkaar. Want aan cadeaugelegenheden geen gebrek bij Hillewaere Groep!
Inspiratie troef: op welke momenten maakt Hillewaere Groep het verschil?
“Bij Hillewaere Groep hebben we altijd al veel gedaan voor de medewerkers, en dit willen we ook blijven doen. Medewerkers zijn het allerbelangrijkste in een organisatie: zonder hen zijn we niets.”
“Veel bedrijven zetten in op een werkjubileum van vijf jaar, maar wij kiezen hierbij bewust om dit al vanaf drie jaar te doen”, vertelt Lenka. “We merken dat het mooie kaartje en boeket bloemen erg worden geapprecieerd.”
Voor een huwelijk krijgt de medewerker een Kadonation Cadeaubon met mooi bedrag toegestuurd en ook voor geboortes maakt het team gebruik van Kadonation Select door een fysiek geschenk te kiezen dat speciaal voor hen werd samengesteld én gepersonaliseerd is. “Die personalisatiemogelijkheid voegt zonder meerkost zo veel extra waarde toe!”, vertelt Lenka enthousiast.
Op de verjaardag van een medewerker, wordt het bureau versierd met slingers en staat er een Kadonation Cadeaubon te pronken. “Vroeger gaven we bonnen van Rituals of Bol, maar die waren niet inclusief genoeg. Nu spaart men soms de bonnen voor een hogere waarde.”, aldus Lenka.
Maar Hillewaere Groep zet ook in op enkele speciale momenten. “Sowieso geven we ook een cadeautje met Pasen, complimentendag, Sinterklaas of Kerstmis, maar ook ad hoc vinden we het leuk om eens iets extra te doen, al dan niet in de vorm van een geschenk.” Zo kwam dit jaar iedereen in het rood gekleed naar kantoor op 14 februari, of kreeg iedereen een nieuwe muismat toen het nieuwe intranet werd gelanceerd.
Maar ook customer gifts, of relatiegeschenken, worden hoog in het vaandel gedragen. Zo ontwikkelden ze hun eigen Hillewaere geur, die je ondertussen in hun kaarsen, verstuivers en geurstokjes terugvindt. En dat valt in de smaak bij de klant!
“Medewerkers zijn het allerbelangrijkste in een organisatie: zonder hen zijn we niets.”
Lenka Dekort
Resultaat
Een bedrijf op topsnelheid dat dankzij Kadonation Select nog meer tijd bespaart.
Dat het gebruik van Kadonation Select absolute tijdswinst met zich meebrengt, verduidelijkt Lenka met het geboortepakket als voorbeeld. Vroeger werden de onderdelen van het pakket apart besteld, waardoor dit “toch 5 à 10 minuten per bestelling” scheelt. “Reken dan ook nog eens het fysiek zelf samenstellen van het pakket, dan verloopt het nu via Kadonation Select een heel pak efficiënter.”
Ook van het bestedingsrapport is Hillewaere Groep fan. “Je kan in een oogopslag zien waaraan het vooropgestelde budget wordt gespendeerd en dat is soms best verrassend!”, aldus Lenka. “Ook de automatische geschenken willen we graag onderzoeken in de toekomst, want zo kunnen we nog meer tijdwinst realiseren zonder impact te verliezen.”
Kortom: Hillewaere Groep is enthousiast. “We zouden Kadonation Select aan elk bedrijf aanraden, want het is super gemakkelijk dat alles op één platform te beheren is. En als we dan toch nog vragen hebben, dan worden we altijd de dag zelf nog geholpen door het fantastische support-team.” We geven de complimenten graag door!
Wil jij net als Lenka en Hillewaere Groep tijd besparen met een gestroomlijnd attentiebeleid? We helpen je graag verder!
Gerelateerde artikelen.
Waarom Europabank kiest voor Kadonation om hun waardering te optimaliseren, over alle generaties heen.
Accent geeft met één platform persoonlijke geschenken op maat aan 1400+ werknemers.
