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RH & culture

Embarquer malin : le plus tôt possible, de manière personnelle

Par Silke
01 sept. 2022

Un des principaux défis actuels en matière de RH consiste à recruter (et conserver) de nouveaux talents. 85 % des employeurs ont des difficultés à pourvoir des postes vacants : la guerre des talents fait rage. 

Le problème n’est toutefois pas définitivement réglé une fois que l’entreprise a trouvé le collaborateur/​la collaboratrice idéal(e) : bien que les Belges et les Néerlandais soient très loyaux envers leur employeur, une étude internationale note une tendance selon laquelle 40 % des travailleurs quittent déjà leur job après un an. Raison de plus pour optimiser la procédure d’accueil et d’intégration des nouveaux collaborateurs, car il s’agit d’un facteur crucial pour que la collaboration entre le nouveau collaborateur/​la nouvelle collaboratrice et l’entreprise se passe bien.

Plus l’employeur aborde le parcours d’intégration tôt, de manière stratégique et personnelle, plus l’entrée en fonction dans l’entreprise sera couronnée de succès. Le but ultime ? Que la nouvelle recrue se sente immédiatement chez elle au sein de l’organisation. 

Comment le faire ? Nous vous donnons quelques conseils!

Avant l’entrée en fonction

Nous revenons une étape en arrière. L’accueil et l’intégration des nouveaux venus ne commencent pas le premier jour de travail, mais déjà avant. Le nouveau/​la nouvelle collègue a pris la décision de rejoindre votre entreprise, mais se trouve dans une phase intermédiaire après la signature du contrat. Cette situation suscite souvent un mélange d’émotions. La fin du job actuel et en même temps la préparation à un nouveau défi. Il/​elle développe des attentes et ce nouveau chapitre donne matière à réflexion.

Il est important que cette période soit marquée par un enthousiasme sincère. Si un événement ou une sortie en équipe est prévu(e), invitez le nouveau venu/​la nouvelle venue, sans l’y contraindre. C’est l’occasion idéale pour lui/​elle de faire connaissance avec sa future équipe de manière informelle. Et de discuter du début effectif de la collaboration. Les histoires « tu te rappelles ? » créent immédiatement de bonnes relations. Un chouette message vidéo de la direction et des collègues, une visite virtuelle du bureau ou l’attribution d’un parrain/d’une marraine sont de bons moyens d’amplifier l’engagement.

Cette période précédant l’entrée en fonction dans l’entreprise est également idéale pour féliciter votre collègue pour son nouveau job et déjà lui souhaiter la bienvenue dans l’équipe. Avec une carte par exemple, ou un pack de bienvenue personnalisé. Vous créez de suite un chouette effet de surprise !

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Juste avant le début

Le premier jour de travail est en vue, mais d’ici là, il faut régler de nombreux points pratiques. Appelez votre nouveau/​nouvelle collègue quelques jours avant et communiquez-lui l’heure exacte à laquelle il/​elle doit être là ainsi que le lieu de rendez-vous, l’endroit où garer sa voiture ou son vélo et les possibilités pour se restaurer le midi. Passez brièvement en revue le déroulement de ce premier jour et planifiez quelques réunions avec des collègues directs et/​ou responsables afin que le collaborateur/​la collaboratrice fasse connaissance rapidement avec les membres de l’équipe. Les débuts dans l’entreprise seront de cette façon aussi peu stressants que possible.

Le(s) premier(s) jour(s) de travail

Un premier jour de travail est toujours inoubliable. Il est important de faire une bonne impression en tant qu’employeur. Prenez le temps de souhaiter la bienvenue au nouveau/​à la nouvelle venu(e) et faites en sorte qu’il/elle dispose de tous les outils nécessaires. Examinez ensemble l’agenda des premiers jours, mentionnez des formations internes ou externes qui commencent prochainement et veillez à ce que tous les documents officiels soient signés. Et le tour est joué.

Une autre façon moins classique d’accueillir une nouvelle recrue dans une entreprise est un système de parrainage. Un(e) collègue (désigné[e] par vous ou non) prend le nouveau collaborateur/​la nouvelle collaboratrice sous son aile et endosse le rôle d’interlocuteur/interlocutrice privilégié(e) pour répondre à ses questions. Cela rend l’entrée en fonction unique et plus personnelle. Point important à vérifier au préalable : le parrain/​la marraine dispose-t-il/elle de suffisamment de temps et est-il/elle un(e) vrai(e) ambassadeur/​ambassadrice de l’entreprise ? 

N’oubliez pas que la nouvelle recrue fait désormais partie de l’équipe et veillez à une entrée en fonction bienveillante. Faites le tour de l’entreprise avec elle et présentez personnellement le collaborateur/​la collaboratrice à ses collègues directs. Ou pourquoi ne pas organiser un lunch de bienvenue conjoint ou aller prendre un verre ensemble après le travail ? Chez Kadonation, par exemple, nous célébrons ensemble le premier jour de travail d’un nouvel employé autour d’un lunch avec des pizzas au menu. De telles attentions créent de suite une bonne ambiance et restent gravées dans la mémoire.

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Les semaines et mois qui suivent

Votre mission évoluera progressivement afin de soutenir le développement de votre nouveau/​nouvelle collègue. Peut-être faut-il prévoir un moment pour faire connaissance avec d’importantes parties prenantes internes et externes ? Et peut-être plus important encore : veillez à ce que le collaborateur/​la collaboratrice ait une bonne connaissance stratégique de la fonction, des responsabilités et de la politique générale de l’entreprise. Les valeurs de l’entreprise sont limpides à vos yeux, mais est-ce également le cas pour les nouveaux venus ? 

Laissez votre nouveau/​nouvelle collègue découvrir les outils internes et les possibilités de formation. Fixez ensemble quelques objectifs afin que ce nouveau chapitre devienne plus concret. Existe-t-il des règles implicites sur le lieu de travail ? En les énonçant clairement, vous éviterez de possibles malaises. Le nouveau/​la nouvelle venu(e) de l’équipe est alors prêt(e) à contribuer à la réussite future de votre organisation.

Il faut six mois pour que quelqu’un soit pleinement intégré. Restez vigilant(e) aux doutes et aux questions et gardez contact avec le collaborateur/​la collaboratrice via des discussions informelles, de courtes enquêtes ou des tests de satisfaction. En demandant à la nouvelle recrue comment il est possible d’améliorer la procédure d’accueil et d’intégration, vous montrez que vous êtes ouvert(e) au feed-back en tant qu’entreprise. Il est évidemment important d’utiliser ces nouvelles informations pour agir. 

Des mises au point régulières sont très importantes, tout comme une marque d’appréciation ou un remerciement inattendu. Célébrez les moments qui comptent pour accroître la motivation et la satisfaction au travail et très vite, la nouvelle recrue fêtera sa première année dans votre entreprise. 

Avec la bonne procédure d’accueil et d’intégration, vous encouragez l’engagement et vous donnez le sentiment aux nouveaux collaborateurs qu’ils font partie de l’entreprise. Mais quelle est la meilleure façon d’y parvenir ? Découvrez sans attendre notre plan par étapes gratuit pour un accueil et une intégration réussis ! 

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