La présente politique de confidentialité (“Politique de confidentialité”) s’applique à toutes les activités de traitement de KADONATION (tel que défini ci-dessous) en tant que responsable du traitement des données.
Veuillez lire cette politique de confidentialité en même temps que notre politique en matière de cookies (https://kadonation.com/en/cookie-policy). KADONATION peut mettre à jour cette politique de confidentialité à l’avenir : la dernière version est toujours disponible sur notre site web (https://kadonation.com/en/privacy). Vous pouvez trouver nos politiques de confidentialité archivées au format pdf ici : https://kadonation.com/en/compliance-security.
1. À PROPOS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En raison, par exemple, de votre relation commerciale ou d’un contact récent avec KADONATION ou en raison d’une visite ou d’une action sur notre “Site Internet” (c’est-à-dire https://kadonation.com/, y compris les domaines connexes tels que app.kadonation.com et kadonationselect.com et leurs sous-domaines), nous pouvons collecter, stocker et traiter des données personnelles vous concernant ou, si vous êtes une entreprise, concernant vos employés / représentants (“vos données personnelles”).
Cette politique de confidentialité décrit (i) comment nous collectons, traitons et stockons vos données personnelles ; (ii) les droits que vous pouvez exercer en relation avec vos données personnelles ; et (iii) les mesures que nous prenons pour les protéger et sécuriser vos données personnelles.
KADONATION respecte votre vie privée et s’efforce toujours d’agir conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée, telle que (de manière non exhaustive) : (i) le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (“ RGPD ”) ; (ii) la Directive ePrivacy 2002/58/CE du 12 juillet 2002, y compris ses amendements et révisions futurs ; et/ou (iii) la législation nationale (future) concernant la mise en œuvre du RGPD (ensemble : ” Législation sur la protection de la vie privée ”).
2. KADONATION EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES
Nous sommes KADONATION NV, une société à responsabilité limitée, constituée et existant en vertu des lois belges, dont le siège social est situé à Gordunakaai 61, 9000 Gand, Belgique, enregistrée auprès de la Base de données du Carrefour des entreprises sous le numéro BE0666.820.362 (“KADONATION” ou “nous”).
KADONATION est le développeur et le fournisseur de la solution KADONATION telle qu’elle est décrite et représentée sur le site web (“Solution”), le service correspondant de KADONATION (“Service”) et est le propriétaire du site web.
À la lumière de la législation sur la protection de la vie privée, KADONATION agira en tant que responsable du traitement de vos données personnelles aux fins décrites dans la présente politique de protection de la vie privée. Cela signifie que nous avons le contrôle (et donc la responsabilité) de vos données à caractère personnel.
3. ACTIVITÉS DE TRAITEMENT DE KADONATION
Les données personnelles que nous collectons, stockons et traitons, ainsi que les finalités pour lesquelles nous traitons ces données, peuvent varier en fonction de votre relation avec KADONATION.
En particulier, nous identifions six scénarios différents :
- Vous naviguez sur notre site web ;
- Vous (souhaitez) recevoir du marketing direct (comme des mises à jour et des lettres d’information) concernant la Solution et/ou le Service de KADONATION ;
- Vous êtes un prospect et/ou recherchez une relation commerciale avec KADONATION ;
- Vous êtes un client privé qui achète, échange ou lance un chèque cadeau de groupe ;
- Votre société est un client actif de KADONATION et/ou cherche à établir une relation commerciale avec KADONATION ; ou,
Vous êtes ou votre société est un partenaire ou un fournisseur de KADONATION.
3.1 Vous naviguez sur notre site Internet
| Vous contactez KADONATION via le formulaire de contact. | ||
| Objectif : | Répondre à vos questions et/ou engager une conversation. | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | ❑ Numéro de téléphone (facultatif) |
❑ Adresse électronique (professionnelle) ❑ Nature de la demande | ❑ Informations fournies volontairement | |
| Motif juridique : | Consentement | |
| Période de conservation : | Jusqu’à un (1) an après votre dernier contact avec KADONATION | |
Cookies
Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous pouvons également collecter vos données personnelles par le biais de cookies stockés sur votre (vos) appareil(s) afin d’optimiser le fonctionnement du site web. Pour plus d’informations, veuillez lire la présente politique de confidentialité conjointement avec notre politique en matière de cookies (https://kadonation.com/en/cookie-policy).
3.2. Vous (souhaitez) recevoir du marketing direct (comme des mises à jour et des lettres d’information) concernant la solution et/ou les services de KADONATION.
| Marketing direct | ||
| Objectif : | Fournir plus d’informations sur (les nouvelles fonctionnalités de) KADONATION, notre Solution ou les produits/services associés. | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | |
| ❑ Adresse électronique (professionnelle) | ||
| Motif juridique : | Consentement | |
| Période de conservation : | Jusqu’à ce que vous vous opposiez au traitement de vos données à caractère personnel à cette fin (cf. section 8 – “Droit d’opposition”). Vous serez automatiquement désabonné si nous ne vous avons pas contacté pendant plus de cinq (5) ans. | |
3.3 Vous êtes un prospect et/ou recherchez une relation commerciale avec KADONATION
| Communication générale avec KADONATION & prospection par KADONATION | ||
| Objectif : | Avoir des conversations de qualité (par courrier, téléphone ou canaux de médias sociaux professionnels) dans lesquelles KADONATION fournit plus d’informations sur ses Services. | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | ❑ Adresse électronique (professionnelle) |
| ❑ Nom de famille | ❑ Numéro de téléphone | |
| ❑ Nom de l’entreprise | ❑ Pays d’origine | |
| ❑ Type d’industrie | ❑ Langue préférée | |
❑ Média social / canal d’affaires ❑ Intitulé du poste | ❑ Informations fournies volontairement | |
| Motif juridique : | Intérêt légitime | |
| Période de conservation : | Jusqu’à ce que vous demandiez à ne plus être contacté par KADONATION ou jusqu’à six (6) mois après votre dernier contact avec KADONATION, selon la première éventualité (+ période de vérification de six mois). | |
3.4 Vous êtes un client privé
| Communication générale et assistance (technique) via le chat d’assistance | |||||
| Objectif : | Vous aider à résoudre d’éventuels problèmes et/ou répondre à toute question que vous pourriez avoir et/ou engager une conversation. | ||||
| Données personnelles : | ❑ Nom complet | ❑ Informations fournies volontairement | |||
| ❑ Adresse électronique (travail) | ❑ Informations sur la demande | ||||
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | ||||
| Période de conservation : | Jusqu’à deux (2) ans après votre dernier contact avec KADONATION | ||||
Création de votre compte | |||||
| Objectif : | Pour utiliser les Services de KADONATION ou sa Solution | ||||
| Données personnelles : | ❑ Nom et prénom | Adresse électronique (professionnelle) | |||
| ❑ Pays d’origine | ❑ Mot de passe | ||||
| ❑ Date de naissance (facultatif) | ❑ Numéro de téléphone (facultatif) | ||||
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | ||||
| Période de conservation : | Jusqu’à deux (2) ans après la fin de la relation commerciale entre vous et KADONATION (+ période de vérification de six mois). | ||||
Lancement d’un cadeau collectif / remise d’un chèque cadeau | |||||
| Objectif : | Utiliser les Services de KADONATION ou sa Plateforme | ||||
| Données personnelles : | ❑ Nom et prénom | ❑ Autres informations fournies volontairement | |||
| ❑ Adresse électronique | ❑ Photo de votre choix (facultatif) | ||||
| ❑ Nom du destinataire (facultatif) | |||||
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | ||||
| Durée de conservation : | Jusqu’à deux (2) ans après la fin de la relation commerciale entre vous et KADONATION. | ||||
3.5 Votre entreprise/employeur est un client actif de KADONATION
Si vous lisez cette Politique en tant qu’employé d’une entreprise qui utilise la Solution KADONATION, veuillez noter que votre employeur doit être considéré comme votre responsable du traitement des données (puisque votre employeur a décidé d’utiliser la Solution, de vous ouvrir un compte, etc.) Votre employeur peut nous avoir fourni certaines de vos informations personnelles (par exemple votre nom, votre adresse e‑mail, etc.). Dans ce contexte, KADONATION a adopté une politique de traitement des données (https://kadonationselect.com/data-processing-agreement).
Néanmoins, dans certains cas exceptionnels, KADONATION agira en tant que responsable du traitement des données. Plus précisément, KADONATION agira en tant que responsable du traitement des données aux fins suivantes :
| Communication générale et soutien (technique) | ||
| Objectif : | Permettre la communication avec les clients et leur fournir une assistance. | |
| Données personnelles : | ❑ Nom complet | ❑ Adresse électronique (professionnelle) |
| ❑ Informations sur la société (nom, numéro de TVA) | ❑ Numéro de téléphone | |
| ❑ Adresse de facturation | ||
| Motif juridique : | En relation avec le client : nécessaire à l’exécution du contrat En ce qui concerne les utilisateurs finaux : intérêt légitime. | |
| Période de conservation : | Jusqu’à un (1) an après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et KADONATION. | |
Commandes de petites entreprises (<500 bons) passées via le site web | ||
| Finalité : | Utiliser les services de KADONATION ou sa plateforme. | |
| Données personnelles : | ❑ Nom et prénom | ❑ Adresse électronique (professionnelle) |
| ❑ Société (nom, numéro de TVA) | ❑ Numéro de téléphone (facultatif) | |
| ❑ Adresse de facturation | ❑ Adresse de livraison (uniquement dans le cas de chèques-cadeaux physiques) | |
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | |
| Période de conservation : | Jusqu’à un (1) an après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et KADONATION. | |
Facturation | ||
| Objectif : | Établir les factures relatives au Service et à l’utilisation de la Plateforme KADONATION. | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | ❑ Société |
| ❑ Nom de famille | ❑ Adresse électronique (professionnelle) | |
| ❑ Adresse | ❑ Numéro de TVA | |
| ❑ Fonction | ||
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | |
| Période de conservation : | Jusqu’à deux (2) ans après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et KADONATION, avec une période supplémentaire de 7 ans pour des raisons comptables. | |
Devis | propositions | ||
| Objectif : | Etablir des devis (supplémentaires) | propositions | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | ❑ Société |
| ❑ Nom de famille | ❑ Adresse électronique (professionnelle) | |
| ❑ Adresse | ❑ Numéro de TVA | |
| Motif juridique : | Intérêt légitime | |
| Période de conservation : | Jusqu’à un (1) an après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et KADONATION. | |
3.6 Vous êtes ou votre entreprise/employeur est un fournisseur ou un partenaire de KADONATION.
| Communication générale et prestation de services | ||
| Objectif : | Communiquer avec vous dans le cadre de notre relation commerciale. | |
| Données personnelles : | ❑ Nom et prénom | ❑ Adresse électronique |
| ❑ Nom de famille | ❑ Numéro de téléphone | |
| ❑ Entreprise | ❑ Langue préférée | |
| ❑ Fonction | ❑ Informations fournies volontairement | |
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution de l’accord | |
| Période de conservation : | Pendant la durée de votre relation commerciale avec KADONATION et, en tout état de cause, conformément aux accords (de traitement des données) conclus avec KADONATION. | |
Facturation | ||
| Finalité : | Pour payer vos factures pour les services fournis (y compris la communication correspondante). | |
| Données personnelles : | ❑ Prénom | ❑ Société |
| ❑ Nom de famille | ❑ Adresse électronique (professionnelle) | |
| ❑ Adresse | ❑ Données financières (par exemple, numéro de compte bancaire) | |
| ❑ Titre du poste | ❑ Numéro de TVA | |
| Motif juridique : | Nécessaire à l’exécution du contrat | |
| Période de conservation : | Pendant la durée de votre relation commerciale avec KADONATION et, en tout état de cause, conformément aux accords (de traitement des données) conclus avec KADONATION. | |
4. MOTIFS JURIDIQUES
Vous trouverez de plus amples informations sur le motif applicable à chacune des activités de traitement identifiées dans la section 3 ci-dessus.
Si le fondement juridique du traitement est l’intérêt légitime, KADONATION doit toujours (i) évaluer si cela est proportionnel à la finalité pour laquelle vos données personnelles ont été collectées et utilisées ; et (ii) prendre en compte vos attentes raisonnables et assurer un équilibre avec vos droits et libertés fondamentaux. Si nous ne pouvons pas le garantir, nous cesserons de stocker/utiliser vos données à caractère personnel ou nous déterminerons un nouveau fondement juridique.
5. PÉRIODES DE CONSERVATION
Vous trouverez de plus amples informations sur la période de conservation de vos données à caractère personnel pour chacune des activités de traitement identifiées dans la section 3 ci-dessus.
Nous ne traitons pas vos données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou justifiée (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, KADONATION ne conservera vos données personnelles que pendant la période nécessaire pour atteindre et réaliser l’objectif en question. Si vous souhaitez obtenir une description plus détaillée de nos différentes périodes de conservation des données, vous pouvez toujours contacter .compliance@kadonation.com
6. DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS
KADONATION ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique de confidentialité. A cet égard, (certaines) de vos données personnelles peuvent être divulguées à :
Fournisseurs de paiement (par exemple, pour traiter les paiements ou prévenir/détecter le blanchiment d’argent ou la fraude).
Fournisseurs de logiciels et d’informatique en nuage (pour faciliter l’hébergement des (données pour les) services).
D’autres prestataires de services (par exemple, pour aider au développement ou à la fourniture des services).
Bien entendu, nous nous sommes assurés que les contrats nécessaires ou des actes juridiques contraignants similaires sont en place pour garantir que ces tiers traitent vos données à caractère personnel conformément à la législation sur la protection de la vie privée (par exemple, l’article 28 du GDPR).
En outre, nous pouvons transférer vos données à caractère personnel :
Aux autorités compétentes : par exemple, parce que (i) nous sommes obligés de fournir vos données personnelles en vertu de la loi ou dans le cadre d’une (future) procédure judiciaire, ou (ii) cela est nécessaire pour sauvegarder nos droits ; ou,
Dans le cadre d’une fusion-acquisition : si KADONATION ou la majorité de ses actifs est rachetée par un tiers, auquel cas vos données personnelles – que KADONATION a collectées – peuvent être l’un des actifs transférés.
KADONATION ne transférera pas, ne vendra pas, ne louera pas ou ne transmettra pas vos données personnelles à des tiers à des fins autres que celles énumérées dans la présente politique de confidentialité, telles que, mais sans s’y limiter, des fins de marketing, sauf (i) si elle a obtenu votre autorisation à cette fin et (ii) si elle a conclu un accord de traitement des données avec le tiers en question, qui contient les garanties nécessaires en matière de confidentialité et de respect de la vie privée de vos données personnelles.
7. TRAITEMENT TRANSFRONTALIER DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Si l’un des tiers ou autres destinataires susmentionnés se trouve dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, KADONATION s’assurera qu’une ou plusieurs des garanties approuvées par l’Union européenne sont en place :
Décision d’adéquation de la Commission européenne ;
Accord de transfert de données (cfr. les Clauses contractuelles types prévues dans la Décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021, y compris la réalisation d’une évaluation de l’impact du transfert) ;
Règles d’entreprise contraignantes ; ou,
des mécanismes de certification.
Chaque transfert vers un pays tiers, non reconnu par une décision d’adéquation, fait l’objet d’une évaluation par la KADONATION afin de déterminer si la législation et/ou les pratiques en vigueur dans ledit pays tiers sont susceptibles de porter atteinte à l’efficacité des garanties appropriées mises en place (telles qu’identifiées ci-dessus).
Le cas échéant, sur la base de l’évaluation susmentionnée, la KADONATION identifiera et mettra en œuvre des mesures supplémentaires appropriées pour régir tout transfert de données vers une telle organisation internationale ou un pays tiers n’ayant pas fait l’objet d’une décision d’adéquation, afin de garantir le niveau de protection des données requis par la législation de l’UE.
En outre, KADONATION fera tous les efforts raisonnables pour mettre en œuvre des garanties et des mesures suffisantes pour protéger les données personnelles et assurer l’efficacité de la protection des CSC, des règles d’entreprise contraignantes et/ou des mécanismes de certification.
8. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
La législation sur la protection de la vie privée (par exemple le GDPR) vous donne certains droits sur vos données personnelles en relation avec KADONATION. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant par le biais de compliance@kadonation.com, comme stipulé dans la section 11.
| Accès : | vous pouvez demander la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées. Si tel est le cas, vous pouvez nous demander de vous fournir des copies de vos données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé, lisible par machine ; |
| Rectification : | vous pouvez nous demander de corriger et de compléter toute information que vous jugez inexacte ou incomplète ; |
| L’effacement : | vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles, sous certaines conditions. Veuillez noter que dans ce contexte, certains services ne seront plus accessibles et/ou ne pourront plus être fournis. |
| Opposition : | vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel, sans aucune justification et/ou à la transmission de vos données à caractère personnel à des tiers. |
| Restriction du traitement : | vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, à moins que nous ayons des intérêts légitimes pour le traitement de vos données à caractère personnel qui prévalent sur vos intérêts. |
Portabilité des données : | vous pouvez nous demander de transférer vos données à caractère personnel à une autre organisation, ou directement à vous dans un format structuré couramment utilisé et lisible par un dispositif automatique, sous certaines conditions. |
| Mises à jour et lettres d’information. | Vous pouvez modifier vos préférences de communication dans le centre de préférences de communication sur le site Web (vous trouverez un lien unique dans le pied de page de chaque communication de KADONATION). Si vous ne souhaitez plus recevoir de communication de KADONATION, vous pouvez vous opposer à cette communication de marketing direct (i) en remplissant le formulaire des droits de la personne concernée (comme indiqué ci-dessus) ou (ii) en nous contactant par courrier électronique à l’adressecompliance@kadonation.com . Dès réception de votre objection, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel pour les communications de KADONATION. |
9. SÉCURITÉ
KADONATION s’engage à prendre des précautions raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos informations personnelles, et (ii) la perte, l’abus ou l’altération de vos données personnelles. Cependant, KADONATION n’est pas en mesure de garantir une sécurité absolue.
La sécurité de votre compte dépendra également en partie de la confidentialité et de la complexité de votre mot de passe. Vous ne pouvez pas divulguer ou partager avec des tiers votre compte. KADONATION vous conseille donc vivement, si vous constatez que quelqu’un a accédé à votre compte ou si votre compte risque d’être piraté, de changer immédiatement votre mot de passe et de nous contacter à l’adresse .compliance@kadonation.com
KADONATION fait ses meilleurs efforts pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. En cas de violation de vos données personnelles, KADONATION s’engage à notifier l’Autorité de protection des données sans délai et, si possible, au plus tard 72 heures après avoir pris connaissance de cette violation.
KADONATION ne sera en aucun cas responsable des dommages directs ou indirects résultant d’un traitement erroné ou illégal par des tiers.
10. MISES À JOUR
Nous sommes habilités à mettre à jour la présente politique de protection de la vie privée en publiant une nouvelle version sur le site web, dont nous indiquerons la date de révision en haut de la présente politique de protection de la vie privée. Il est donc fortement recommandé de consulter régulièrement le site web et la page affichant la politique de protection de la vie privée, afin de s’assurer que vous êtes au courant de tout changement. En cas de modifications significatives de la politique de protection de la vie privée entraînant l’utilisation par KADONATION de vos données personnelles d’une manière matériellement différente de celle indiquée au moment de la collecte, nous vous enverrons une notification.
11. NOTIFICATIONS ET QUESTIONS
Les notifications en vertu de la présente politique de confidentialité (telles que l’exercice de vos droits en tant que personne concernée) et/ou toute question ou préoccupation concernant les dispositions de la présente politique de confidentialité doivent être adressées à notre DPD, à l’adresse suivante : compliance@kadonation.com.
DPD
Nom : Deloitte Accountancy BV/SARL
Courriel : compliance@kadonation.com
Numéro d’entreprise : BE 0443.578.822
Adresse : Luchthaven Brussel Nationaal 1 J, 1930 Zaventem, Belgique :
12. PLAINTES ?
Vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous collectons, stockons ou traitons vos données à caractère personnel ? Nous en sommes désolés et sommes prêts à prendre toutes les mesures nécessaires pour remédier à cette situation. N’hésitez pas à nous contacter !
Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès des autorités de contrôle mentionnées ci-dessous ou de l’autorité de protection des données (i) de votre résidence ou (ii) de votre lieu de travail) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation sur la protection de la vie privée. Les coordonnées des autorités belges et néerlandaises de protection des données sont les suivantes :
Autorité belge de protection des donnéesCourriel : contact@apd-gba.be Numéro de téléphone : +32 (0)2 274 484 +32 (0)2 274 48 00 | Autorité néerlandaise de protection des donnéesNuméro de téléphone : +31 (0)70 888 85 00 +31 (0)70 888 85 00 (question d’ordre commercial) / +31 (0)88 1805 250 (question relative à la vie privée) Adresse postale : Boîte postale 93374, 2509 AJ Den Haag, Pays-Bas |
13. LIENS VERS DES DOCUMENTS PERTINENTS
Vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies ici : https://kadonation.com/en/cookie-policy.
Vous pouvez consulter nos conditions générales (B2B et B2C) ici : https://kadonation.com/en/terms-conditions