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Le premier jour de travail : voici comment assurer un départ en fanfare aux nouveaux membres

Par Silke
05 sept. 2022


Rendez cette journée mémorable : des idées originales pour accompagner la nouvelle recrue.

La première impression

Nous avons tous vécu cette situation : le premier jour de travail à un nouveau boulot. Sur votre trente-et-un, vous êtes là, les mains moites à cause du stress et débordant d’un enthousiasme juvénile. Cette phase est désormais passée, mais vous vous souvenez sans effort de la première impression. Elle détermine le sentiment avec lequel vous repartez chez vous le soir et est d’une importance cruciale.

Maintenant, vous êtes de l’autre côté. Vous avez peut-être développé une procédure d’accueil et d’intégration et cherchez des trucs et astuces supplémentaires ou des manières concrètes d’organiser le premier jour de la nouvelle recrue. Ce blog vous met sur la voie en 1 – 23.

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Accueil

Souhaiter chaleureusement la bienvenue le premier jour de travail fait des miracles. Prolongez ce sentiment de l’entrée jusqu’à son bureau. C’est encore plus chouette lorsque la nouvelle recrue est accueillie et accompagnée par un visage familier rencontré durant la procédure de candidature. Voilà déjà un nom qui n’est pas inconnu.

  • La veille, envoyez un SMS ou un e‑mail à la nouvelle recrue avec un court message tel que « nous nous réjouissons de votre arrivée demain ! ».
  • Y a‑t-il des écrans à l’entrée du bureau ? Soignez l’arrivée de la nouvelle recrue avec un message de bienvenue. Veillez à ne pas publier de photos sans son autorisation. Vous faites la différence avec un message personnel !
  • Tout le monde n’apprécie pas les tambours et les trompettes. N’en faites pas trop et laissez du temps à la nouvelle recrue pour se familiariser avec son nouveau lieu de travail.
  • Décorer un bureau est aujourd’hui un classique. Avec les bureaux flexibles, il est un peu plus difficile de maintenir durablement un aménagement personnalisé, mais un pack d’entrée en fonction contenant des articles personnalisés est toujours une bonne idée. Vous pouvez également fournir des graines et d’autres choses afin que la nouvelle recrue puisse cultiver sa propre plante de bureau. (Prévoyez suffisamment d’eau pour les deux !) 

Un cadeau physique pour célébrer le premier jour est toujours un coup dans le mille. Notre partenaire cadeau Rituals suit déjà ce conseil en or : chaque nouvelle recrue reçoit deux cadeaux à son entrée en fonction : un à garder et un à offrir. Car il est plus agréable de donner que de recevoir. Rituals a été couronnée entreprise la plus orientée clients des Pays-Bas en 2021. Quand vous savez qu’elle traite son personnel comme ses meilleurs clients, les collaborateurs sont vraiment les rois. 

Briser la glace

L’humain est un être social qui a besoin de contacts. Surtout en ce premier jour de travail. La nouvelle recrue ne retiendra pas encore les nombreux noms, mais se souviendra des chouettes anecdotes ou agréables rencontres ! En tant qu’employeur, il est intéressant de provoquer de telles situations.

  • En jouant à « qui est-ce ? » avec tous les membres de l’équipe, ils feront connaissance de manière ludique. 
  • Une idée déjà bien ancrée aux Pays-Bas : un pot de friandises déposé sur le bureau de la nouvelle recrue. Cela incitera vos collègues à discuter avec votre nouvelle recrue – voilà comment immédiatement briser la glace.
  • Pour rester dans le thème : grâce à Kadonation, pourquoi ne pas prévoir un lunch pizzas pour le premier jour de travail. Prendre le temps de manger ensemble est bénéfique pour l’ambiance et donne lieu aux plus chouettes histoires.
  • Dans une première phase, la nouvelle recrue devra faire connaissance avec de nombreuses personnes. Pour que ce soit plus dynamique, organisez par exemple des réunions promenades faciles. De cette manière, la nouvelle recrue découvrira immédiatement l’environnement autour du bureau.
  • Prévoyez d’aller prendre un café avec les 5 dernières nouvelles recrues de votre organisation. Elles ont vraisemblablement des passés différents, mais ont toutes récemment été « la petite nouvelle ». Qui sait quelles informations ou histoires drôles en déboucheront.
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Accompagnement

Une nouvelle recrue a besoin d’un accompagnement, et pas seulement le premier jour de travail. Vous pouvez par exemple instaurer un système de parrainage. Un parrain ou une marraine est le complice de la nouvelle recrue, connaît déjà les règles implicites et explicites de l’entreprise et peut la prendre sous son aile. En outre, ce sera le premier point de contact pour toutes les questions et tout problème peut lui être signalé plus facilement. Un chouette extra : invitez la nouvelle recrue et son guide à un chouette lunch au cours de la deuxième semaine !

Bien que l’accompagnement de la nouvelle recrue ne doive pas s’apparenter à lui tenir la main, il est agréable pour un nouveau de se voir présenter un agenda complété pour les jours suivants. Cela peut également inclure des présentations à des collègues indirects. La nouvelle recrue aura ainsi une vue plus large de l’organisation. Ne prévoyez pas que des réunions à son agenda, mais veillez à ce qu’elle puisse se mettre au travail concrètement. Certaines personnes veulent créer une plus-value dès le premier jour.

Checklist

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La checklist la plus pratique pour accueillir chaleureusement les nouveaux employés, et les préparer à apporter une contribution durable à votre organisation.
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Trucs & astuces

Il est fort probable que la nouvelle recrue ne connaisse pas bien le quartier du bureau. Ce serait une bonne idée de lui indiquer les endroits à connaître à proximité. Où aller chercher les meilleurs sandwichs (et où y a‑t-il des files ?), où se trouve la pharmacie la plus proche ou où aller faire le plein à un prix intéressant ? Y a‑t-il un chouette parc pour aller manger ou faire du sport ? Utilisez la valeur ajoutée de l’environnement comme point positif supplémentaire en plus de l’ambiance de travail !

Tant que nous sommes occupés à faire des listes, il est également pratique d’avoir la description des différentes responsabilités au sein de l’entreprise. Cela dépasse la structure organisationnelle classique. Qui faut-il avertir en cas de maladie ou de demande de congé, à qui s’adresser en cas de problème technique avec son ordinateur portable, etc. ?

Le dernier conseil concerne les grandes entreprises en pleine expansion. Il est question d’intégration en masse lorsque plusieurs nouvelles recrues entrent en service chaque mois. En accompagnant toutes les nouvelles recrues en même temps dans le cadre d’un programme général, cela crée immédiatement un lien entre elles. Par ailleurs, le risque existe que l’accueil et l’intégration deviennent vite impersonnels et que vous vous sentiez moins spécial en tant que nouveau.

Il est donc important en tant qu’entreprise de dissiper ce sentiment de masse en proposant une initiative supplémentaire par équipe de collègues pour souhaiter la bienvenue à la nouvelle recrue. Prendre un morceau de tarte ensemble par exemple. Les responsables doivent veiller à impliquer chaque individu personnellement pendant le lunch ou la pause-café. S’adresser à la nouvelle recrue par son nom est la moindre des choses et est très apprécié.

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Entrée en fonction à distance

Dernier point et non le moindre : qu’en est-il des nouvelles recrues qui travaillent à distance ? Il faut également veiller à une procédure d’accueil et d’intégration adaptée. Rendez l’énième passage à leur bureau plus spécial en leur offrant également un pack de bienvenue. Pour le personnel à l’étranger, un coffret rempli de douceurs locales est un beau geste. Ou offrez-lui un pack de bienvenue personnalisé qui fera de la nouvelle recrue une ambassadrice.

Pour amener l’ambiance interne de l’entreprise jusqu’à la nouvelle recrue en télétravail, l’organisation d’un quiz ou d’un escape room en ligne peut constituer une pause agréable. Ou travaillez ensemble « en direct » en vidéoconférence grâce à un deuxième écran. Ainsi, vous travaillez séparément, mais ensemble.

Cela vaut certainement la peine d’investir du temps et des efforts dans une procédure d’accueil et d’intégration réussie. Néanmoins : l’intégration ne s’arrête pas après le premier jour de travail de la nouvelle recrue. Ce n’est qu’après un certain temps qu’elle trouvera son rythme et se sentira comme un membre à part entière de l’équipe. La procédure d’une intégration complète dure souvent six mois et parfois même davantage. Cela vaut la peine d’investir dans ce domaine en tant qu’employeur. Kadonation vous propose gratuitement une check-list pratique pour assurer un départ inoubliable à vos nouvelles recrues.

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