Accueil et intégration : concept et approche.
Vue d’ensemble.

Un des principaux défis des entreprises en croissance est de recruter et garder de nouveaux talents. Plus de quatre employeurs sur cinq font face à ce problème, ce qui ne fait que renforcer l’importance d’une différenciation positive vis-à-vis des concurrents. Vous voulez conclure une collaboration réciproque couronnée de succès. Il est dans ce cadre primordial de soigner l’accueil et l’intégration.

Les notions d’accueil et d’intégration sont restées relativement stables au fil du temps. Jusqu’à la crise du coronavirus. En 2020, les entreprises ont été confrontées aux quatre coins du monde à des contraintes de travail à domicile, alors que même du télétravail occasionnel était impensable pour une grande majorité de ces entreprises précédemment. Entre-temps, le fait de travailler entre les 4 murs de sa maison est totalement intégré.

Bien que le travail hybride devienne la norme, on continue de chercher un moyen de rester connecté. La dynamique présentielle au sein d’une entreprise est perdue et ne peut pas simplement être convertie numériquement. Manger ensemble de manière virtuelle n’est pas non plus un succès.

En tant que nouvelle recrue dans un nouvel environnement, il n’est pas non plus évident de comprendre les règles tacites et de participer spontanément aux conversations informelles. Il faut dès lors y consacrer une attention supplémentaire dès l’entrée en fonction. Faire transparaître l’ambiance interne dans une vidéoconférence est un défi, mais pas impossible. Prendre régulièrement un court moment pour parler de son week-end ou prendre des nouvelles crée également des liens.

N’oubliez pas d’inclure vos travailleurs actuels dans cette nouvelle normalité en plus de vos nouvelles recrues. Il faut qu’ils s’habituent également à cette manière de travailler. Refaire le point des règles relatives au travail hybride avec votre équipe peut être intéressant.

La crise du coronavirus a mis en lumière d’autres points d’attention en plus du travail hybride comme l’a clairement démontré l’article de The HR Digest. Quelques tendances pour 2022 y sont présentées. Il est encore plus important pour les entreprises d’investir dans le bien-être général de leur personnel. Cette facette doit être présente dans tout le cycle de l’employé et commence dès l’entrée en fonction.

OK, vous mourez d’impatience de moderniser votre procédure d’accueil et d’intégration. Mais par où commencer ? Le Dr Talya Bauer de la SHRM Foundation a distingué 6 caractéristiques pour une procédure d’accueil et d’intégration adaptée.

Compliance (respect)

Compliance renvoie à toutes les actions nécessaires que vous entreprenez pour une nouvelle recrue. Que vous engagiez une première personne ou la 125e, vous devez régler approximativement les mêmes aspects. Il s’agit des documents à signer, du matériel à prévoir comme un ordinateur portable, etc.

Clarification (précision)

Apporter des clarifications est très important dans la procédure d’accueil et d’intégration. Une nouvelle recrue peut choisir votre organisation pour différentes raisons, mais le contenu de la fonction est un élément important, inutile de vous le dire. Parfois, la nouvelle recrue effectuera plusieurs tâches ou le contenu de la fonction n’est pas fixé de manière complète pendant la procédure de candidature. Il est en outre possible que le responsable de l’embauche n’ait pas encore trouvé le temps de consigner par écrit les attentes dans une fiche de tâches.

Si la nouvelle recrue ne sait pas précisément quelles responsabilités lui incombent ou n’a pas suffisamment de notions de la fonction, cela crée des ambiguïtés. Elle peut se sentir mal à l’aise et c’est difficile d’inverser la tendance.

Confidence (confiance)

Plus les attentes sont claires, plus la nouvelle recrue sera apaisée mentalement et aura confiance en elle. Prenez le temps d’identifier les forces de la nouvelle recrue dans le parcours d’accueil et d’intégration et la manière dont elles renforcent l’équipe. En vous concentrant sur cet élément, vous montrez comme il est important que la nouvelle recrue se sente bien dans la fonction. De plus, vous améliorez immédiatement les prestations et la motivation à rester.

Connection (lien)

Le premier jour de travail laisse un souvenir vivace. Qui vous a accueillie le matin, qui vous a accompagnée au fil de la journée et qui a fait en sorte que vous ne vous sentiez pas perdue ? Vous pouvez souvent citer quelques noms. Ces actions ont permis indirectement que vous vous sentiez plus vite à l’aise au sein de l’organisation.

Le Dr Bauer constate que grâce à un sentiment de connexion, un membre du personnel pose plus vite des questions et ose essayer de nouvelles choses. Une bonne entente avec les personnes qui vous entourent booste également votre satisfaction professionnelle, un point à ne pas sous-estimer. Surtout à l’heure du télétravail et du travail hybride, il est très important de garder ce pilier à l’esprit lors de l’accueil et l’intégration.

Culture

Ne partez pas du principe que la nouvelle recrue a lu en long et en large tout le site Internet et peut énumérer de mémoire les valeurs et la mission de l’entreprise. Prenez le temps de vous pencher de manière approfondie sur le quoi et le pourquoi de votre entreprise lors de l’accueil et l’intégration. Faites en sorte de ne pas vendre du vent. Comment gérera-t-on à l’avenir l’évolution pour conserver la culture actuelle ? Quelles valeurs sont prises en compte pour chaque décision ?

Checkback (revérification)

Osez remettre en question votre propre fonctionnement en écoutant activement le feed-back. Qu’est-ce que la nouvelle recrue pense de l’ensemble du parcours ? Un avis direct peut faire des miracles pour mettre en lumière les zones d’ombre. En outre, la nouvelle recrue remarque ainsi que sa contribution est appréciée, ce qui donne le ton pour la suite de la collaboration. Et encore un conseil supplémentaire : planifiez un entretien supplémentaire après six mois de sorte qu’elle puisse confirmer que les promesses faites lors de l’accueil et l’intégration sont tenues.

Nous avons souligné plus haut l’importance d’une bonne procédure d’accueil et d’intégration. Les entreprises sont vite d’avis que leur parcours est en ordre et qu’il ne faut pas l’améliorer, mais la réalité dit souvent le contraire.

En tant que facteur crucial de la satisfaction professionnelle, il s’avère qu’une intégration bâclée laisse des traces. Une étude internationale a révélé que plus d’un tiers des travailleurs ont quitté leur emploi dans les six premiers mois.

Comment savoir s’il faut améliorer l’accueil et l’intégration ? Ces signes l’indiquent :

• Il y a trop d’informations. Essayez de doser la quantité de nouvelles informations, pour qu’elles restent en mémoire. La nouvelle recrue vous en sera reconnaissante.

• L’accueil et l’intégration ne sont pas une priorité. Rien n’est plus frustrant que d’arriver le premier jour de travail et de devoir passer tout son temps à se tourner les pouces parce qu’une arrivée n’a pas été bien préparée.

• Pas d’accueil. Être uniquement saluée par l’équipe des RH et ne pas être prise en charge par après : il y a des manières plus agréables de passer son premier jour. Une carte de bienvenue fait déjà beaucoup, mais des cadeaux de bienvenue personnalisés dans le style de votre entreprise laisseront une impression durable. Kadonation Select vous aiguille pour offrir un cadeau pour le personnel aux couleurs de votre entreprise.

• Absence d’agenda. La nouvelle recrue est accueillie pendant deux heures et a ensuite le temps de découvrir son lieu de travail. Est-ce suffisant ? Non ! Faites en sorte que l’agenda des prochains jours soit rempli afin qu’elle puisse s’habituer progressivement et soit accompagnée de manière optimale.

• Pas d’objectifs fixés. De nouvelles recrues sont motivées pour se lancer et veulent, de préférence, avoir un impact le plus rapidement possible. Fixez des objectifs à court et à long terme. Cela rappelle à la nouvelle recrue à quel point son arrivée est appréciée.

L’importance d’investir dans un trajet d’accueil et d’intégration optimal est indiscutable. Nous avons fourni une définition pratique et avons mis l’accent sur l’importance croissante d’une intégration efficace, y compris en période de travail hybride. Gardez les 6 C à l’esprit lorsque vous rédigez votre procédure d’accueil et d’intégration afin de mettre l’accent sur les points essentiels, et ne sous-estimez surtout pas l’impact d’une intégration bâclée.