En tant que responsable RH, vous savez que la reconnaissance et la valorisation de votre personnel sont indispensables au succès de votre organisation. Mais comment s’y prendre ? La réponse réside dans la politique d’attention. Cet instrument puissant est votre arme secrète, un guide qui explique plus que clairement le quand, le comment et le pourquoi des attentions. L’étendue des règles varie selon l’organisation. Mais une chose est sûre : la politique d’attention peut faire la différence entre un succès modeste et une réussite exceptionnelle.
La prévisibilité que vous apporte une approche uniforme est également un avantage pour l’exercice budgétaire. Cela garantit en outre la cohérence. Vous n’influencerez en effet pas positivement la motivation, l’implication et la satisfaction de votre personnel en valorisant différemment les équipes pour la même occasion.
Mais comment implémenter une politique d’attention efficace dans une organisation composée de plusieurs départements ou équipes ? Nous en avons discuté avec Mandy Stoop, HR & Recruitment Specialist auprès de GroupM NL, pour comprendre comment ils ont réglé cette question.
« Auparavant, on recevait par exemple 200 € à l’occasion de son anniversaire sur un site et seulement 50 € sur un autre, ce qui est bien entendu très bizarre. » – Mandy Stoop
Le défi
GroupM NL est une grande agence média possédant des sièges à Eindhoven, Sittard et Amsterdam. Elle compte plus de 1 000 collaborateurs répartis dans les 8 entités. Par le passé, il s’agissait effectivement d’entités complètement séparées, mais aujourd’hui « nous formons un seul GroupM aux Pays-Bas et devons donc collaborer et unir nos forces », explique Mandy Stoop.
Cette fusion était dès lors le moment idéal pour réexaminer leurs moments that matter. Ces différentes entités étaient en effet aussi la cause de la politique d’attention fragmentée.
Mandy raconte : « Auparavant, on recevait par exemple 200 € à l’occasion de son anniversaire sur un site et seulement 50 € sur un autre, ce qui est bien entendu très bizarre. Nous avons trouvé important d’également harmoniser ce genre de choses : nous ne voulions pas que des problèmes voient le jour à la suite de différences en termes de valorisation et trouvions important, en tant qu’employeur, de montrer nos bonnes pratiques. »
D’un point de vue pratique également, c’était un vrai casse-tête : les RH n’avaient aucune prise sur ce qui était commandé, les coûts engrangés étaient flous, il fallait faire attention au RGPD lors du transfert des données du personnel, etc.
Afin d’éliminer la complexité de cette politique fragmentée, GroupM NL a décidé de s’engager pour une politique uniforme décentralisée. Au cours de ce processus, les responsabilités de la mise en pratique ont été transmises aux plus de 200 chefs d’équipe au sein de l’organisation.
La solution
Décentralisation
Si vous menez une politique d’attention décentralisée, les directives édictées sont mises en œuvre par les chefs d’équipe. Les RH peuvent ainsi surveiller les choses par le biais des chefs d’équipe impliqués. Ces derniers sont en effet les mieux placés pour savoir ce qui se passe. Ils connaissent les préférences, les styles et les goûts de leur équipe.Lorsque des décisions importantes doivent être prises, GroupM NL implique également son Challengers Group. Mandy raconte : « Il s’agit d’un groupe d’une quinzaine de 15 collaborateurs issus des quatre coins de l’organisation. Ce groupe constitue une importante caisse de résonance, ce qui nous a sans aucun doute aidés à justifier des changements importants comme celui-ci. »
Kadonation Select
C’est ce groupe qui a choisi Kadonation Select comme plateforme pour élaborer et gérer la politique d’attention. Entre-temps, ce sont plus de 200 chefs d’équipe qui utilisent la plateforme et la politique a été mise en œuvre sans problème. « Kadonation nous a réellement aidés à conserver une belle unité dans notre culture de travail. »
Les RH tiennent les rênes et fixent les limites de la politique dans le cadre de la plateforme de cadeaux Kadonation Select. Des budgets sont fixés en fonction de l’occasion et des flux d’approbation. « Auparavant, nous n’avions pas de politique d’anniversaire et les responsabilités en matière d’organisation de cadeaux étaient très fragmentées. Kadonation Select se charge de cette tâche, étant donné que ce moment de valorisation se déroule désormais automatiquement », explique Mandy.
« Kadonation nous a réellement aidés à conserver une belle unité dans notre culture de travail. » – Mandy Stoop
Moments that matter
Les études montrent que 7 collaborateurs sur 10 sont heureux de recevoir une attention de leur employeur*. Cela ne doit pas toujours être un gros cadeau ; c’est surtout la reconnaissance du moment qui confère un bon sentiment. N’oubliez pas le message personnel !
Quels sont les moments that matter ?
- Les jours de fête classiques : sept collaborateurs sur 10 reçoivent un cadeau de fin d’année de leur employeur, mais les attentions à l’occasion de Saint-Nicolas ou de Pâques sont aussi populaires.
Attention : il est possible que tous les collaborateurs ne célèbrent pas ces fêtes.
- Anniversaire (de travail) : ces journées sont un peu plus particulières qu’une journée de travail classique.
- Un cadeau lors du premier jour de travail ou durant la période de formation finit de convaincre les nouveaux collaborateurs qu’ils ont fait le bon choix. Il est également préférable d’accorder une attention particulière à vos ambassadeurs lorsqu’ils quittent l’entreprise.
- Étapes personnelles et professionnelles : cohabitation et mariage, naissance ou adoption, promotion au boulot ou bons résultats annuels… En tant qu’employeur, il est plus que permis de célébrer ces grands moments.
- Cela peut être différent cette fois ? Portez aussi attention aux moments atypiques. Avec une attention lors de la « reprise du travail » après l’été par exemple ou lors de l’anniversaire de l’entreprise. Ou encore en cas d’absence de longue durée ou pour témoigner son soutien durant une période difficile.
Caractéristiques utiles
« Vous savez en outre bien mieux où va votre budget : les centres de coûts sont clairement établis. À la fin de l’année, nous pouvons parfaitement voir ce que nous avons dépensé pour nos moments that matter. Les différents tickets de caisse ne doivent plus être conservés et encodés. Cela permet de gagner du temps à différents niveaux de l’organisation. »
Une autre caractéristique importante pour GroupM NL est l’interface pratique avec AFAS, son logiciel RH. Le fichier du personnel est automatiquement importé et mis à jour en permanence. Les chefs d’équipe sont également informés par le biais de tâches que « Simon a terminé avec succès sa période d’essai et que nous fêtons cette étape en le remerciant », ou le système suggère « de commander un cadeau pour Charlène qui est malade depuis plus de 2 semaines ».
De plus, le RGPD est complètement respecté. « S’ils veulent m’offrir quelque chose, il suffit d’introduire mon nom et d’expédier le cadeau sans devoir communiquer d’informations personnelles comme mon adresse. »
Le résultat
« Le plus grand progrès engrangé est la création d’une culture d’égalité et de transparence au sein de notre organisation. Cela s’est non seulement traduit par un traitement cohérent de tout le personnel, mais aussi par un sentiment d’appartenance et de valorisation de tous, des nouveaux venus aux membres expérimentés de l’équipe. Nous pouvons ainsi fièrement affirmer que notre politique d’attention contribue à créer un environnement de travail positif où chacun sait à quoi s’en tenir et se sent valorisé, dès son premier jour dans la société. »
GroupM NL s’éloigne délibérément des occasions traditionnelles. « Tout le monde ne fête pas la Saint-Nicolas, Pâques ou Noël, nous essayons dès lors de miser sur d’autres moments comme la Saint-Valentin, un anniversaire de travail ou un déménagement. Nous offrons également un petit présent via Kadonation lors de la période d’essai et de formation. »
« Grâce à notre politique d’attention, nous montrons que les étapes personnelles et professionnelles sont importantes à nos yeux. Elle témoigne de notre implication et de notre ambition à rendre chaque moment particulier. Nous fêtons dès lors ces moments ensemble, ou en faisons un événement. Même dans les moments plus difficiles, nous essayons d’être présents pour notre personnel. Avec Kadonation Select, tout est beaucoup plus simple. »
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*Étude commandée par Kadonation et réalisée par Human8 – 2 000 collaborateurs – 2021
Silke
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Agidens, client de Kadonation de la première heure
