Gestion des départs : de quoi s’agit-il ? Et pourquoi est-ce aussi important que l’accueil et l’intégration ?

Cela demande du temps pour mettre au point une bonne stratégie en matière de départs, mais il est impératif de le faire. Rien de plus embêtant que de devoir contacter une personne quelques semaines après son départ, car il faut encore signer un document ou quand vous vous rendez compte qu’un ancien membre de l’équipe a encore un badge d’accès.

Pourquoi une procédure de départ est importante ?

De nombreuses entreprises investissent beaucoup de temps et d’efforts à attirer, intégrer et former leur personnel, mais n’ont pas de stratégie claire pour la dernière phase du parcours de la personne. C’est regrettable, car l’employeur perd souvent un feed-back ou des connaissances dignes d’intérêt.

Vous déployez de nombreux efforts pour garder votre personnel, mais il arrive parfois que vous deviez prendre congé d’eux. Vous préférez évidemment quand le départ coïncide avec la retraite, mais des millions de personnes quittent chaque année leur employeur. Vous ne contrôlez pas toujours les motivations. Vous pouvez par contre agir sur le sentiment avec lequel les personnes quittent l’entreprise. Et ce que vous ressentez à ce sujet. C’est ce qui reste à l’esprit des deux parties par la suite.

Vous voulez au bout du compte que cette personne quitte votre entreprise comme une ambassadrice. D’anciens membres du personnel qui expriment leur mécontentement par tous les moyens possibles causent un grand tort à l’entreprise. Un ambassadeur peut permettre d’attirer de nouvelles recrues ou même des clients supplémentaires. Mais c’est uniquement possible en écoutant activement leur expérience et en les guidant au mieux dans la dernière phase de leur carrière dans votre entreprise.

L’accueil & l’intégration et le départ ne sont pas différents en soi à part le fait qu’ils sont les deux extrêmes du parcours de l’employé(e). Lors de l’entrée en fonction, il s’agit de faciliter l’arrivée des nouveaux collègues, alors que le départ se concentre sur la procédure autour de la fin de la collaboration et des aspects connexes. Si vous voulez aborder ces procédures au mieux, il est nécessaire d’investir. Plus vous accorderez d’attention et de temps à ces phases, plus l’expérience sera ressentie comme positive par chaque partie.

Tant l’entrée en fonction que le départ d’un(e) collègue peuvent énormément influencer le fonctionnement quotidien de votre organisation. Il est plus aisé de transférer des tâches que l’apport de cette personne à l’ambiance de l’équipe. Il est de toute façon difficile de maîtriser la dynamique interne, mais en définissant clairement la procédure de départ, vous reprendrez le contrôle sur de nombreux éléments.

Lors d’une procédure d’accueil et d’intégration et de départ, des sentiments d’incertitude sont possibles des deux côtés. Sans une bonne communication, les premiers pas des nouvelles recrues s’accompagnent d’un grand stress. Des questions telles que « qu’attend-on de moi ? » et « quelle est ma valeur ajoutée ? » surgissent et peuvent mettre mal à l’aise.

Des incertitudes peuvent apparaître à la fin de la collaboration. La personne qui part connaît le comment et le pourquoi. Par conséquent, vous semez des doutes chez l’autre partie (parfois sans le vouloir). Des questions telles que « Aurais-je pu faire quelque chose pour que cette personne reste ? » ou « Y a‑t-il d’autres raisons pour lesquelles je dois partir ? » peuvent laisser un arrière-goût amer. Le reste de l’équipe peut également se poser des questions : « La personne va-t-elle être remplacée ? », « Qui va assumer les responsabilités (provisoirement) ? », etc. Tenez compte de tout le monde.

Un départ bien géré gagne donc en importance. Comment procéder ? Cette liste vous met sur la voie.

À faire absolument :

• Organisez des entretiens de sortie et approfondissez les résultats. Ce type de discussion est très utile, car les personnes concernées se sentent souvent plus libres dans leurs commentaires. Durant cette conversation, en tant qu’employeur, vous pouvez également faire un effort supplémentaire pour valoriser ce membre du personnel, peu importe qui a mis fin à la coopération. Et le plus important de tout : servez-vous du feed-back pour agir !

• Entretenez des contacts avec vos anciens travailleurs. Rester en relation sur LinkedIn est intéressant, mais inviter vos anciens collaborateurs à une grande fête du personnel crée également des liens. On ne sait jamais, vous pourriez retrouver un(e) employé(e) boomerang.

• Remerciez-le et faites de beaux adieux. C’est plus que précieux pour chaque ex-membre du personnel, mais le message a encore plus d’impact si la personne prend sa pension. Vous voulez laisser le choix du cadeau aux travailleurs ? Dans ce cas, notre chèque cadeau Kadonation valable à vie est parfait.

• Prévoyez du temps pour un passage de flambeau en bonne et due forme, de préférence avant le dernier jour de travail.

• Traitez les questions administratives à temps. Un message d’absence du bureau est-il configuré ? Les comptes et l’accès aux ressources sont-ils automatiquement clôturés ?

• Demandez la restitution du matériel de travail (ordinateur portable et téléphone). Si la personne avait une voiture de société, vous pouvez proposer un service de taxi afin de la raccompagner chez elle pour son dernier trajet.

• Organisez un lunch informel avec l’équipe de collègues directs.

• Communiquez le départ à l’équipe, de préférence de manière personnelle et pas le dernier jour de travail.

• Faites circuler une carte de vœux pour que les collègues rédigent un message personnel et disent au revoir. Cette carte recevra à coup sûr une place spéciale ! Un message personnel est très apprécié lors des départs, mais c’est un petit geste qui fait une grande différence à de nombreuses autres occasions.

À éviter à tout prix :

• Prendre personnellement le départ du personnel. Voir/​laisser partir une personne est douloureux, mais n’incluez pas ces sentiments dans la procédure de départ.
• Fermer définitivement la porte. Laissez-la entrouverte, on ne sait jamais.

• Les travailleurs qui arrivent à la retraite ont atteint une étape très importante. Un départ à la retraite n’est pas un départ comme un autre. Investissez dans une procédure de départ plus longue et montrez votre reconnaissance pour tout le travail que cette personne a accompli. Montrez aux personnes pensionnées le respect qu’elles méritent, ce sera certainement payant. Qui sait, peut-être reviendront-elles un jour dans le cadre d’un flexi-job ?

• Ne perdez pas de vue non plus le personnel temporaire ou free-lance. Il s’agit d’un autre type de collaboration, mais il faut prévoir un départ correct. Demandez-leur un feed-back, car cette contribution est peut-être plus honnête en raison du caractère temporaire de la collaboration.