Herken je dit?
Kleine bestellingen met grote administratieve impact. Bedrijfsgeschenken, gift cards en relatiegeschenken zorgen voor versnippering, maverick buying en een groeiende vendor master. Je team verliest tijd aan losse PO’s, declaraties en complexe inkooprapportage. De spend visibility is beperkt en compliance toets je achteraf in plaats van by design.
Administratief tijdverlies
Tijdverlies bij de administratieve (na)verwerking van declaraties en PO’s.
Onzichtbare uitgaven
Tail spend blijft onder de radar, zonder centrale regie of inzicht.
Trage processen en impact
De doorlooptijd van aanvraag tot betaling is te lang en remt efficiëntie.
Bestellen zonder kader
Zonder duidelijk bestelpad gebeuren aankopen buiten contract.
Leverancierswildgroei
Een groeiende lijst leveranciers zet SRM en compliance onder druk.
Gemiste btw-recuperatie
Geen btw-recuperatie op declaraties betekent gemiste opportuniteiten.
Budget zonder overzicht
Versnipperde facturen en budgetten maken kostenbeheer complex.
Beleids-schendingen
Onduidelijke inkoopregels leiden tot niet-conforme aankopen.
De oplossing: één platform voor je volledig geschenkbeleid.
De aankoop van elke bos bloemen, chocolade, bedrijfsgeschenken en cadeaubonnen verloopt via één all-in-one platform: Kadonation Select.
Met Kadonation Select optimaliseer je het inkoopproces van aanvraag tot betaling. Je consolideert leveranciers, beheert budgetten en borgt compliance in elke stap.
Met Kadonation Select optimaliseer je het inkoopproces van aanvraag tot betaling. Je consolideert leveranciers, beheert budgetten en borgt compliance in elke stap.
Wat je krijgt:
Controle
Budgetcontrole met limieten, rollen en goedkeuringsflowsCompliance by design met duidelijke drempels en beleidGDPR‑first: externe DPO (Deloitte) en privacy‑by‑design
Efficiëntie
Leveranciers-consolidatie met één strategische partnerCentrale facturatie per periode, project of cost centerPro-forma facturen en correcte boeking en matching
Transparantie
Realtime spend analytics per afdeling, cost center of projectSluitende audit trailMeer spend onder contract en minder maverick buying
Zekerheid
ISO 9001, ISO 27001 en jaarlijkse pentests en 24/7 security‑monitoringState‑of‑the‑art architectuur: serverless in België, auto‑backups, vulnerability scanningDatasegregatie per klant en strikte toegangscontrole
Breng efficiëntie in elk aankoopproces.
Aanvragers kiezen binnen een duidelijk kader meteen het juiste geschenk. Automatische regels en goedkeuringsflows zorgen ervoor dat alles compliant verloopt, zonder extra administratie. Bestellen kan eenvoudig, individueel of in bulk, met automatische koppelingen naar de boekhouding. Zo keren artikelen, prijzen en PO-nummers netjes terug voor een correcte verwerking en heldere rapportage. En het mooiste moment? De ontvanger kan via QR-code persoonlijk bedanken, de cirkel rond, met een glimlach.
Integraties en automatisering.
Wil je straks ook je bestel- en betaalproces (P2P) koppelen en je volledige inkoopproces (S2P) integreren? Denk aan punch-out of OCI-koppelingen in je e‑procurement of ERP-omgeving, waarbij artikelen, prijzen en coderingen netjes terugkeren voor correcte boeking en matching.
Waarom Kadonation voor inkoop?
- Procurement-proof: processen, controles en rapportage.
- Minder leveranciers, minder losse facturen, lagere proceskosten.
- Strakke inkoopcompliance en transparante spend visibility.
- Belgische partner met kennis van fiscale context en lokale leveranciers.
- Heldere prijzen en plannen op maat van je behoeften.
