La mise en œuvre d’une politique cadeaux avec plusieurs fournisseurs s’accompagne de défis logistiques et administratifs. Chaque fournisseur a sa propre méthode de travail : il faut enregistrer toutes les données différentes, entrer en contact avec d’autres personnes à chaque fois, recevoir des e-mails de confirmation distincts, et finalement créer un document récapitulatif « au cas où », pour s’assurer que la politique cadeaux est suivie méticuleusement et avec le bon fournisseur.
Pour de nombreuses entreprises, l’unification et la rationalisation de ce processus sont indispensables. Chez Hillewaere Group, une organisation belge spécialisée dans l’immobilier résidentiel et l’assurance avec près de 300 collaborateurs et collaboratrices répartis sur 26 sites, ce défi a été relevé avec succès en mettant en œuvre la plateforme Kadonation Select. Nous vous invitons à découvrir cette histoire client, pour laquelle nous nous sommes entretenus avec Lenka Dekort, HR-Officer de Hillewaere Group.
À propos de Hillewaere Groep
Hillewaere Group comprend trois entreprises prestataires de services : Hillewaere Immobilier, Assurances et Hypothèques.
Secteur
Taille de l'entreprise
280 collaborateurs
Client depuis
2023
L'équipe
Défi
Les tracasseries liées à la commande de cadeaux auprès de différents fournisseurs
Lenka fait partie d’une équipe RH de quatre personnes, qui facilite le travail de près de 300 personnes. Outre les ressources humaines proprement dites, elle s’occupe également de la politique cadeaux. Ou de leur « programme cadeaux » ou « politique de remerciement », comme Lenka le décrit très bien elle-même. L’entreprise existe depuis 2002 déjà et compte plusieurs bureaux, dont une branche dans l’assurance et l’immobilier. Le personnel de Hillewaere Group étant réparti sur différents sites, une cohésion interne est indispensable.
Pour les entreprises, il est difficile d’encourager la cohésion si les processus internes, comme une politique cadeaux, ne sont pas rationalisés, car cela se traduit par une certaine confusion. C’est pourquoi Hillewaere Group a décidé d’intégrer ces différentes méthodes de travail dans une politique simple et unique sur une seule plateforme. L’avantage de cette solution ? Imaginez que vous souhaitiez passer commande auprès de cinq magasins différents : l’un des fournisseurs accepte les paiements groupés par facturation, tandis que l’autre exige les paiements immédiats et individuels. Chez l’un, vous devez envoyer votre commande par e‑mail et vérifier régulièrement son statut par la suite ; chez l’autre, vous pouvez vous perdre dans un interminable processus de clics. Il s’agit de quelques secondes qui s’accumulent en minutes, voire en heures de perte de temps que vous préféreriez consacrer à autre chose.
Solution
La mise en œuvre de la politique cadeaux par le biais d’une seule plateforme, avec un contrôle toujours assuré par les RH
« Après une intégration sans souci, tout était en ordre et nous avons rapidement pu commencer à utiliser Kadonation Select », raconte Lenka. « Tout le travail de suivi que je faisais auparavant a désormais laissé place à l’efficacité, ce qui nous a convaincus dès le début. Je me sers actuellement de la plateforme tous les quinze jours, parfois même plus souvent. »
« L’option de personnalisation constitue vraiment une valeur ajoutée et est gratuite ! »
Lenka Dekort
Hillewaere Group a spécifiquement choisi de maintenir la politique cadeaux au sein des RH, qui sont les plus proches du personnel, bien que le marketing les aide pour la partie créative. Les deux équipes déterminent ensemble les occasions annuelles méritant un cadeau et se concertent pour élaborer des idées intéressantes. En effet, chez Hillewaere Group, les occasions de faire des cadeaux ne manquent pas !
Vive l’inspiration : à quels moments Hillewaere Group fait-il la différence ?
« Chez Hillewaere Group, nous avons toujours fait beaucoup pour le personnel et nous voulons poursuivre sur cette voie. Le personnel est l’élément le plus important d’une organisation : sans lui, nous ne sommes rien. »
« Beaucoup d’entreprises soulignent lorsqu’un membre du personnel affiche cinq ans d’ancienneté, mais nous avons délibérément choisi de le faire dès trois ans », explique Lenka. « Nous constatons que la petite carte et le bouquet de fleurs sont très appréciés ».
Pour un mariage, le personnel reçoit un Chèque Cadeau Kadonation d’un joli montant et pour les naissances, l’équipe se sert également de Kadonation Select en choisissant un cadeau physique qui a été spécialement composé et personnalisé. « Cette option de personnalisation constitue vraiment une valeur ajoutée et est gratuite », explique Lenka avec enthousiasme.
Le jour de l’anniversaire d’un collaborateur/d’une collaboratrice, son bureau est décoré de guirlandes et un Chèque Cadeau Kadonation l’attend. « Nous avions l’habitude d’offrir des chèques cadeaux de Rituals ou de Bol, mais ils n’étaient pas suffisamment inclusifs. Aujourd’hui, certains économisent leurs chèques cadeaux pour arriver à un montant plus élevé », explique Lenka.
Mais Hillewaere Group s’engage aussi lors de moments particuliers. « Bien sûr, nous offrons aussi un petit cadeau pour Pâques, la journée des compliments, la Saint-Nicolas ou à Noël, mais nous aimons tout aussi bien offrir parfois un petit truc supplémentaire, que ce soit sous forme de cadeau ou non. » Ainsi, cette année, tout le monde est venu au bureau habillé de rouge le 14 février, ou encore tout le monde a reçu un nouveau tapis de souris lors du lancement du nouvel intranet.
Mais les cadeaux clients, ou les cadeaux d’entreprise sont également très appréciés. Ils ont par exemple développé leur propre parfum Hillewaere, que l’on retrouve aujourd’hui dans leurs bougies, diffuseurs et bâtonnets parfumés. Et ce, pour le plus grand plaisir des clients !
« Le personnel est l’élément le plus important d’une organisation : sans lui, nous ne sommes rien. »
Lenka Dekort
Résultat
Une entreprise qui a le vent en poupe et gagne encore plus de temps grâce à Kadonation Select
Lenka prend l’exemple du colis de naissance pour expliquer que l’utilisation de Kadonation Select permet un gain de temps absolu. Auparavant, les composants du colis étaient commandés séparément, ce qui « durait quand même 5 à 10 minutes par commande ». « Si l’on y ajoute encore la composition et l’emballage physiques du colis, l’efficacité de Kadonation Select s’en trouve grandement améliorée.
Hillewaere Group apprécie aussi vraiment le rapport de dépenses. « Vous pouvez voir en un coup d’œil à quoi le budget prévu est alloué et c’est parfois surprenant ! », ajoute Lenka. « Nous aimerions également explorer les cadeaux automatiques à l’avenir, car cela nous permettra de gagner encore plus de temps sans perdre en impact. »
Bref, Hillewaere Group est enthousiaste. « Nous recommanderions Kadonation Select à n’importe quelle entreprise, car il est très facile de tout gérer sur une seule plateforme. Et en cas de questions, nous sommes toujours aidés le jour même par la fantastique équipe du service client. » Nous leur transmettons volontiers vos compliments !
Voulez-vous, tout comme Lenka et Hillewaere Group, gagner du temps grâce à une politique cadeaux rationalisée ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider !
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