Jouw handboek voor een optimaal geschenkbeleid

Let er op dat er geen wildgroei ontstaat tussen verschillende afdelingen en vestigingen binnen één bedrijf. Collega’s praten met elkaar. Een ongelijk geschenkbeleid doet vragen rijzen, en zet medewerkers misschien nodeloos tegen elkaar op. Waak er ook over dat je medewerkers in diverse posities niet anders behandelt.

Hoe hoger op de ladder, hoe duurder het cadeau? Zo’n beleid schept ongenoegen. Elk geschenk schiet op die manier zijn doel compleet voorbij. Een goed geschenkbeleid heeft oog voor alle medewerkers, waar ze ook werken of waar ze ook staan in de hiërarchie of het organigram.

Maak het persoonlijk

Een geschenk is altijd een middel, geen doel op zich. Een optimaal geschenkbeleid is een middel om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich gewaardeerd en gelukkig voelen binnen de organisatie. Het past in een breder kader, een breder beleid om het werkgeluk te stimuleren. Het is belangrijk om het doel achter een geschenk over te brengen naar medewerkers.

De boodschap is belangrijker dan het geschenk zelf. Die boodschap moet duidelijk én persoonlijk zijn.

Maak je geschenken op naam, voeg er de juiste warme én gemeende boodschap aan toe. Zeg met zoveel woorden dat je als werkgever je medewerkers waardeert en vertel hen zo concreet mogelijk waarom – en wat ze individueel bijdragen aan je organisatie.

Naast de boodschap telt ook de timing van een geschenk. Ons eigen onderzoek leert ons dat medewerkers vooral op belangrijke momenten graag de waardering en de aandacht van hun werkgever voelen.

Het uitwerken van een optimaal geschenkbeleid hoeft geen exclusieve opdracht te zijn voor het HR-departement. Het is een kans om medewerkers te betrekken. Zet mensen zelf achter het stuur, geef hen de keuzevrijheid om er zelf op de juiste momenten het juiste geschenk uit te pikken.

Het is een torenhoog cliché dat de nieuwe generatie mondiger is dan ooit – maar ze willen wel maar wat graag zelf mee aan de knoppen van hun loopbaan zitten. Trek die filosofie door in het geschenkbeleid van je organisatie.

Kies voor fiscaalvriendelijke geschenken

Bij bepaalde gelegenheden en voorwaarden zorgt de regelgeving ervoor dat geschenken zowel voor werkgever als werknemer fiscaal gunstig zijn. Laat je HR-experts dat wettelijk kader op voorhand goed napluizen. Het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat medewerkers een geschenk krijgen waar ze nadien – op hun loonbriefje of hun belastingbrief- zelf nog voor moeten bijpassen.Klaarheid in deze soms verwarrende materie vind je in de whitepaper.

Maak het zichtbaar

Het is belangrijk om attenties duidelijk zichtbaar te maken, zowel voor de medewerker als voor collega’s. Sommige bedrijven bieden hun medewerkers een extraatje bovenop hun loon. Maar dan wordt dat geschenk gewoon een extra regeltje op de loonbrief. Veel kans dat de medewerker het pas ontdekt als hun loon op hun rekening staat. Of erger, dat ze het helemaal niet ontdekken. Een gemiste kans om je waardering expliciet te tonen of hen te belonen.

De zichtbaarheid van een geschenk tegenover andere collega’s creëert dan weer een belangrijk​‘peer-to-peer’-effect. Als je een medewerker beloont omdat die x jaar in dienst is of net moeder of vader is geworden, dan kunnen andere medewerkers dat speciale moment ook mee vieren. Zij delen in het geluk. Zo wordt een geschenk een aanleiding om collega’s dichter bij elkaar te brengen.

TIP: geef elkaar​‘Kudos’

Bij het Australische softwarebedrijf Atlassian geven collega’s elkaar​‘Kudos’. Een klein bedankingetje of geschenk aan medewerkers die iets uitzonderlijks hebben gedaan. Elke medewerker kan een collega Kudos geven zonder inmenging van het management. De medewerker ontvangt dan een handgeschreven kaartje en cadeaubon ter waarde van 20 euro. Het is een leuke manier om medewerkers die zich extra inzetten, persoonlijk te belonen.