Offboarding: wat is het, en waarom is het net zo belangrijk als onboarding?

Het uitdenken van een goede exit-strategie vergt tijd, maar is wel belangrijk om te doen. Niets vervelender dan enkele weken na vertrek iemand te moeten contacteren omdat er nog een document ondertekend moet worden of wanneer je beseft dat je vroegere collega nog een toegangsbadge heeft.

Veel bedrijven investeren veel tijd en moeite in het aantrekken, onboarden en trainen van hun werknemers, maar hebben geen duidelijke strategie voor de laatste fase van de employee journey. Een spijtige zaak, want hierdoor gaat vaak waardevolle feedback of kennis zomaar verloren.

Hoe hard je ook je best doet om je werknemers te behouden, soms moet je afscheid nemen van elkaar. Natuurlijk heb je dat het liefst wanneer je personeel in pensioen gaat, maar jaarlijks vertrekken miljoenen werknemers bij hun werkgever. Over hun redenen heb je niet altijd controle. Wat je wel kan beïnvloeden, is met welk gevoel je werknemer vertrekt. En welk gevoel je er zelf aan over houdt. Dat is wat nadien ook blijft hangen bij beide partijen.

Je wil uiteindelijk dat die persoon vertrekt als ambassadeur van je bedrijf. Voormalige medewerkers die hun ontevredenheid op alle mogelijke manieren uiten, brengen je bedrijf heel wat schade toe. Een ambassadeur kan dan weer zorgen voor nieuwe medewerkers, of zelfs extra klanten. Maar dat bereik je enkel door actief te luisteren naar hun ervaring, en hen in de laatste fase van hun loopbaan bij jou zo goed als het kan te begeleiden.

Behalve dat on- en offboarding de twee complete uitersten van de employee journey vormen, verschillen ze in se niet zo erg van elkaar. Bij onboarding gaat het over een vlotte start voor de nieuwe collega, terwijl offboarding focust op het proces rond uitdiensttreding en alles wat erbij komt kijken. Wil je deze processen optimaal aanpakken, dan is het nodig om hierin te investeren. Hoe meer aandacht en tijd je in deze fases steekt, hoe positiever de ervaring voor de elke partij.

Zowel de start als het afscheid van een collega kunnen veel invloed hebben op de dagelijkse werking van je organisatie. Takenpakketten zijn makkelijker over te dragen dan de bijdrage die de persoon had tot de teamsfeer. Een houvast krijgen op de interne dynamiek is sowieso moeilijk, maar door het offboardingproces helder uit te werken heb je al veel in de hand.

Zowel bij het doorlopen van een onboarding als offboarding traject zijn er gevoelens van onzekerheid mogelijk bij beide partijen. Zonder goede communicatie brengt de start van een nieuwe collega veel stress met zich mee. Vragen als ​“wat wordt er van mij verwacht” en ​“waar ligt mijn meerwaarde” steken de kop op en kunnen zorgen voor een wrang gevoel.

Maar ook bij het beëindigen van de samenwerking kan onzekerheid komen piepen. Wie vaarwel zegt, bezit kennis over het hoe en waarom. Hierdoor zaai je (soms ongewild) twijfels bij de andere partij. Vragen als ​“Kon ik iets gedaan hebben om de persoon te laten blijven?” of ​“Zijn er andere redenen waarom ik moet vertrekken?” kunnen zorgen voor een onaangename nasmaak. Deze vragen kunnen ook ontstaan bij de rest van het team: ​“Gaat de collega vervangen worden?”, ​“Wie neemt (tijdelijk?) de verantwoordelijkheden over?” en zo verder. Hou dus zeker met iedereen rekening.

Een slimme offboarding wordt dus belangrijker. Maar hoe pak je ​‘t aan? Deze do’s en don’ts zetten je op weg.

Wat je zeker wél moet doen:

• Neem exit-interviews af en verdiep je in de resultaten. Zo’n feedbackgesprek is erg waardevol aangezien input vaak meer vrijuit gedeeld wordt. In dit gesprek kan je als bedrijf ook extra inzetten op het waarderen van je medewerker, ongeacht welke partij de samenwerking stopte. En het belangrijkste van al: doe iets met de feedback!

• Hou contact met je ​“alumni”-werknemers. Een connectie op LinkedIn doet veel, maar eens al je oud-medewerkers uitnodigen op een groot personeelsfeest, schept ook banden. Je weet nooit dat je een boomerang-werknemer kan scoren.

• Zorg voor een bedanking en mooi afscheid. Voor elke ex-medewerker is dit meer dan waardevol, maar de boodschap heeft nog meer impact wanneer je personeelslid op pensioen gaat. Wil je je werknemer zelf zijn cadeau laten kiezen? Dan is onze levenslang geldige Kadonation Cadeaubon sowieso een schot in de roos.

• Maak tijd vrij voor een uitgebreide overdracht, liefst al voor de laatste werkdag.Handel de administratieve zaken tijdig af. Staat er een out-of-office ingesteld? Worden accounts en toegang tot tools automatisch afgesloten?

• Laat het werkmateriaal (zoals laptop en telefoon) inleveren. Indien je werknemer een bedrijfswagen had, kan je een taxi-service aanbieden om de persoon ook in die allerlaatste rit naar huis te begeleiden.

• Organiseer een informele lunch met het team van directe collega’s.

• Communiceer het vertrek naar de collega’s, liefst op een persoonlijke manier en niet op de allerlaatste werkdag.

• Laat een wenskaart rondgaan voor een persoonlijke boodschap of vaarwel van het team. Wees maar zeker dat dat kaartje een speciale plek krijgt! Niet enkel bij offboarding is een persoonlijke boodschap een hit, ook bij tal van andere gelegenheden is het een klein gebaar met groot resultaat.

Wat je absoluut wil vermijden:

• Het vertrek van je medewerker persoonlijk opvatten. Iemand zien/​laten vertrekken doet pijn, maar betrek die gevoelens niet in het offboardingproces.

• De deur definitief toe trekken. Laat die maar gewoon op een kiertje staan, je weet nooit.

• Werknemers die op pensioen gaan, hebben een hele mooie mijlpaal bereikt. Een pensioen staat helemaal niet gelijk aan een standaard afscheid! Investeer in een iets langer offboardingproces en toon je waardering voor al het werk van die persoon. Toon gepensioneerden het respect dat ze verdienen en dat zal zeker lonen. Wie weet keren ze nog terug in een flexi-job?

• Verlies ook tijdelijke werknemers of freelancers niet uit het oog. De samenwerking verliep wel via een andere manier, maar ook zij hebben nood aan een correcte offboarding. Vraag hen ook naar feedback, want deze input is misschien zelfs nog eerlijker vanwege het tijdelijke karakter van de samenwerking.