Onboarding: wat is het en hoe pak je het aan?
Een overzicht.

Het toenemende belang van een goede onboarding

Een van de grootste pijnpunten bij groeiende bedrijven, is nieuw talent rekruteren en behouden. Meer dan vier op de vijf werkgevers beamen dit probleem, wat het belang van een positieve differentiatie tegenover je concurrenten enkel versterkt. Je wil tenslotte een succesvolle wederzijdse samenwerking aangaan. Een goede onboarding is hierbij primordiaal.

Het begrip onboarding bleef door de jaren heen redelijk stabiel. Tot de coronacrisis. In 2020 werden bedrijven wereldwijd geconfronteerd met thuiswerkverplichtingen, terwijl zelfs occasioneel thuiswerk voor een groot deel van die bedrijven voordien ondenkbaar was. Intussen is het fenomeen van werken ​“tussen de was en de plas” helemaal ingeburgerd.

Hoewel hybride werken dus steeds normaler wordt, blijft het zoeken naar een manier om met elkaar verbonden te blijven. De live-dynamiek binnen een bedrijf vervalt en is niet zomaar te vertalen in een digitaal verhaal. Samen virtueel lunchen werd ook geen succes.

Als starter binnen een nieuwe omgeving is het dan ook niet evident om de ongeschreven regels zomaar af te leiden en spontaan deel te nemen aan informele gesprekken. Hier dien je dus al vanaf de onboarding extra aandacht aan te besteden. De interne sfeer tot in een videocall brengen is een challenge, maar niet onmogelijk. Regelmatige, korte check-ins om te praten over het voorbije weekend of virtuele updates werken ook verbindend.

Oké, het begint te kriebelen om je onboarding aan te pakken. Maar hoe begin je daar nu aan? Dr. Talya Bauer van de SHRM Foundation onderscheidde 6 eigenschappen van een goede onboarding:

Compliance (naleving)

Compliance verwijst naar alle noodzakelijke acties die je onderneemt bij een starter. Of je nu een eerste medewerker in dienst neemt of de 125e, je moet ongeveer dezelfde elementen in orde brengen. Dit gaat over de documenten die moeten worden ondertekend, materiaal zoals een laptop voorzien, etc.

Clarification (verduidelijking)

Duidelijkheid creëren is erg belangrijk binnen het onboardingproces. Een nieuwe collega kan voor jouw organisatie kiezen omwille van verschillende redenen, maar dat de inhoud van de functie een belangrijke factor is, hoeven we je vast niet te vertellen. Soms zal de starter verschillende jobs uitvoeren of lag de inhoud van de functie nog niet volledig vast tijdens het interviewproces. Daarnaast kan het ook zijn dat de hiring manager zelf nog geen tijd vond om de verwachtingen in een role sheet neer te pennen.

Als een nieuwe medewerker niet voldoende op de hoogte is van welke verantwoordelijkheden hij of zij zal moeten opnemen of te weinig algemeen begrip heeft van de functie, zorgt dit voor onduidelijkheid. Je collega zal zich onzeker voelen en die eerste indruk kan je moeilijk terugdraaien.

Confidence (vertrouwen)

Hoe duidelijker de verwachtingen, hoe meer mentale rust en zelfvertrouwen bij de starter. Neem tijd in je onboardingflow om de sterktes van je nieuwe collega te benoemen en hoe die zullen bijdragen in het team. Door hierop te focussen, toon je hoe belangrijk het is dat de nieuwe medewerker zich goed voelt in de functie. Bovendien verhoog je meteen de prestaties en de motivatie om te blijven.

Connection (verbinding)

Je herinnert je vast nog wel je eerste werkdag. Wie verwelkomde je ​‘s ochtends, begeleidde je doorheen de dag en zorgde ervoor dat je je niet verloren voelde? Vaak zijn er wel enkele namen die je kan opnoemen. Deze acties zorgden er indirect voor dat je je sneller thuis ging voelen binnen de organisatie.

Dr. Bauer constateert dat een gevoel van connectie ervoor zorgt dat een werknemer sneller vragen stelt en nieuwe dingen durft te proberen. Een goede klik met de mensen rond je heen geeft bovendien een niet te onderschatten boost aan je jobtevredenheid. Zeker in tijden van tele- en hybride-werk is deze pijler erg belangrijk om in het achterhoofd te houden bij de onboarding.

Culture (cultuur)

Ga er bij de nieuwe medewerker niet van uit dat hij of zij de volledige bedrijfswebsite heeft uitgekamd en de waarden en missie uit het hoofd kan opsommen. Neem de tijd om bij de onboarding dieper in te zoomen op het ​“wat en waarom” van je onderneming. Zorg dat je geen lucht in pakjes verkoopt. Hoe zal er in de toekomst worden omgegaan met groei om de huidige cultuur te behouden? Welke waarden moeten bij elke beslissing in het achterhoofd zitten?

Checkback (terugkoppeling)

Durf je eigen werking steeds in vraag te stellen door actief te luisteren naar feedback. Wat vond de starter van de hele flow? Een ongezouten mening kan wonderen doen voor je blinde vlekken. Bovendien merkt de nieuwe medewerker dat de input gewaardeerd wordt, wat de toon zet voor de verdere samenwerking. En nog een extra tip: plan een extra check-in na een half jaar, zodat je collega kan bevestigen of de beloftes in de onboarding werden gerealiseerd.

We gaven eerder het belang van een goede onboarding mee. Bedrijven denken snel dat hun flow in orde is en verbeteringen niet nodig zijn, maar de realiteit spreekt dit vaak tegen.

Als cruciale factor voor de jobtevredenheid van werknemers, blijkt dat een slechte onboarding zijn sporen nalaat. Internationaal onderzoek wees uit dat meer dan een derde van de werknemers hun job verlaat binnen de eerste zes maanden. Dat er werk aan de winkel is, bevestigt een recenter Belgisch onderzoek: daaruit bleek dat 60% van de ondervraagden een slechte onboarding opgeeft als reden voor een vertrek in de eerste maand na de start.

Hoe weet je nu of je je onboarding moet verbeteren? Deze signalen wijzen je erop:

• Er is te veel informatie. Probeer de hoeveelheid nieuwe info te doseren, zodat alles ook beter blijft hangen. De starter zal je dankbaar zijn.
• Onboarding krijgt geen prioriteit. Niets is minder leuk dan toekomen op je eerste werkdag en de hele tijd met je vingers moeten zitten draaien omdat men nog niet voorbereid was op je komst.
• Geen verwelkoming. Enkel een begroeting krijgen van het HR-team en verder niemand die naar je omkijkt: er zijn leukere manieren om je startdag te beginnen. Een welkomstkaartje doet al veel al veel, maar gepersonaliseerde welkomstgeschenken in je eigen branding blijven absoluut hangen. Met Kadonation Select helpen we je graag voor een personeelsgeschenk met de look & feel van jouw bedrijf.
• Gebrek aan agenda. De starter wordt onthaald op een twee uur durend onthaalmoment en krijgt nadien tijd om de werkplek te leren kennen. Is dit voldoende? Nee! Zorg ervoor dat de agenda voor de volgende dagen ook al wat inhoud bevat zodat de werknemer langzaam kan wennen en optimaal begeleid wordt.
• Geen goalsetting. Nieuwe werknemers zijn gemotiveerd om uit de startblokken te schieten en maken liefst zo snel mogelijk een impact. Maak korte- en langetermijn doelen. Dit herinnert de starter er weer aan hoe hard zijn komst gewaardeerd wordt.

Dat inzetten op een optimale onboarding belangrijk is, staat buiten kijf. We reikten een werkbare definitie aan en zoomden in op het stijgende belang van een vlotte onboarding, ook in tijden van hybride tewerkstellingen. Hou bij het opstellen van je onboarding de 6 C’s in het achterhoofd om de juiste klemtonen te leggen, en onderschat de impact van een slechte onboarding zeker niet.