Als HR-verantwoordelijke weet je dat het erkennen en waarderen van je medewerkers cruciaal is voor het succes van je organisatie. Maar hoe pak je dit aan? Het antwoord ligt in het attentiebeleid. Dit krachtige instrument fungeert als jouw geheime wapen, een gids die de wanneer, hoe, en waarom van attenties glashelder uiteenzet. Hoe uitgebreid die regels zijn, verschilt van organisatie tot organisatie. Maar één ding is zeker: het attentiebeleid kan het verschil maken tussen gewoon goed en buitengewoon succesvol zijn.
De voorspelbaarheid die je wint door een uniforme aanpak maakt ook je budgetoefening eenvoudiger. Daarnaast zorgt het voor consistentie. De motivatie, betrokkenheid en tevredenheid van je medewerkers zal je namelijk niet positief beïnvloeden door teams op verschillende manieren te waarderen voor dezelfde gelegenheid.
Maar hoe implementeer je een impactvol attentiebeleid in een organisatie met diverse afdelingen of teams? We spraken met Mandy Stoop, HR & Recruitment Specialist bij GroupM NL, om te begrijpen hoe zij dit hebben aangepakt.
“Vroeger kreeg je bij de ene vestiging bij wijze van spreken 200 euro voor je verjaardag, en bij de andere 50 euro, wat natuurlijk heel raar is.” – Mandy Stoop
De uitdaging
GroupM NL is een groot mediabureau met vestigingen in Eindhoven, Sittard en Amsterdam, en telt meer dan 1000 werknemers in 8 onderliggende entiteiten. Vroeger waren dat ook effectief allemaal aparte eilandjes, maar nu “zijn we in Nederland allemaal één GroupM geworden en moet je dus meer samenwerken en de krachten bundelen”, aldus Mandy Stoop.
Deze samensmelting was daarnaast ook het perfecte moment om hun moments that matter te herbekijken. Want door al die verschillende entiteiten versnipperde ook het attentiebeleid.
Mandy: “Vroeger kreeg je bij de ene vestiging bij wijze van spreken 200 euro voor je verjaardag, en bij de andere 50 euro, wat natuurlijk heel raar is. We vonden het belangrijk om dat ook te harmoniseren: je wil niet dat er onrust ontstaat door verschillen in waardering en vinden het juist belangrijk dat we ons goede werkgeverschap laten zien.”
Ook praktisch was het een heuse rompslomp: HR had geen grip op wat er allemaal werd besteld, de kostenplaatsen bleken onduidelijk, je moest opletten met de GDPR-regeling bij het onderling doorgeven van werknemersgegevens, enzovoort.
Om de complexiteit van het versnipperde beleid weg te werken, besloot GroupM NL werk te maken van een uniform, decentraal attentiebeleid. Hierbij werden de verantwoordelijkheden voor de praktische uitvoering overgeheveld naar de meer dan 200 teamleiders binnen de organisatie.
De oplossing
Decentralisering
Hanteer je een gedecentraliseerd attentiebeleid, dan worden de centraal bepaalde richtlijnen in de praktijk gebracht door de teamleiders. HR houdt dankzij de betrokken teamleiders vinger aan de pols. Want die weten het best wat er speelt en kennen de voorkeuren, stijlen en smaken binnen hun team.
Wanneer er grote en belangrijke beslissingen worden gemaakt, betrekt GroupM NL ook hun Challengers Group. Mandy: “Dit is een groep van ongeveer 15 medewerkers die uit alle hoeken van de organisatie komen. Zij vormen een belangrijk klankbord, wat ons zeker heeft geholpen om veranderingen zoals deze te staven.”
Kadonation Select
Het was deze groep die Kadonation Select koos als platform om het attentiebeleid vorm te geven en te beheren. Ondertussen gebruiken meer dan 200 teamleiders het platform en werd het beleid zonder problemen uitgerold. “Kadonation heeft ons 100% geholpen om de eenheid in onze werkcultuur te bewaren.”
HR houdt de touwtjes in handen en stippelt de grenzen van het beleid uit binnen het geschenkplatform Kadonation Select. Er worden budgetten ingesteld per gelegenheid en goedkeuringsflows. “Vroeger hadden we nog geen verjaardagsbeleid en waren de verantwoordelijkheden om een cadeautje te regelen, erg versnipperd. Kadonation Select is werkontlastend, aangezien dit waarderingsmoment nu automatisch loopt”, aldus Mandy.
“Kadonation heeft ons 100% geholpen om de eenheid in onze werkcultuur te bewaren.” – Mandy Stoop
Moments that matter
Onderzoek toont aan dat 7 op 10 medewerkers gelukkig worden van een attentie van hun werkgever*. Het hoeft niet steeds een groot cadeau te zijn; het warme gevoel zit ‘m voornamelijk in de erkenning van het moment. Vergeet je persoonlijke boodschap niet!
Wat zijn de moments that matter?
- De klassieke feestdagen: 7 op de 10 medewerkers ontvangt een eindejaarsgeschenk van de werkgever, maar ook attenties bij Sinterklaas of Pasen zijn populair. Let op: het is mogelijk dat niet alle medewerkers deze feestdagen vieren.
- (Werk)verjaardag: deze dagen zijn net dat tikkeltje specialer dan een doodgewone werkdag.
- Een geschenk op de eerste werkdag of tijdens de onboardingperiode maakt nieuwe medewerkers extra overtuigd dat ze de juiste keuze hebben gemaakt. Maar ook de eventuele offboarding maak je best speciaal voor je ambassadeurs.
- Persoonlijke en werkgerelateerde mijlpalen: van samenwonen en trouwen, geboorte of adoptie tot een promotie op het werk of een sterk jaarresultaat; als werkgever mag je zeker tonen dat je op die grote momenten meeviert.
- Mag het eens iets anders zijn? Wees ook attent op atypische momenten. Met een “terug naar het werk”-attentie na de zomer bijvoorbeeld, of op de bedrijfsverjaardag. Maar ook bij een langdurige afwezigheid of als steun bij een moeilijke periode.
Handige features
“Daarnaast weet je ook veel beter waar je budget naartoe gaat: de kostenplaatsen zijn duidelijk en op het einde van het jaar kunnen we perfect kijken wat we hebben uitgegeven aan onze moments that matter. De rondslingerende kassabonnetjes dienen ook niet meer gedeclareerd te worden. Dit alles scheelt tijd in verschillende lagen binnen de organisatie.”
Een andere feature die er voor GroupM NL zeker uitspringt, is de handige koppeling met hun HR-software AFAS. Hierdoor wordt hun personeelsbestand automatisch geïmporteerd en blijft het automatisch op elk moment up-to-date. Teamleiders worden ook via taken verwittigd dat “Simon zijn proeftijd succesvol heeft doorlopen en we dit vieren met een bedankje”, of er wordt gesuggereerd “om een cadeautje te bestellen voor Charlène die al langer dan 2 weken ziek is”.
Tegelijkertijd is het ook allemaal GDPR-proof. “Als ze aan mij iets willen geven,moeten ze enkel mijn naam ingeven en het cadeautje verzenden, zonder dat daarbij persoonlijke informatie zoals mijn adres gedeeld wordt.”
Het resultaat
“De grootste winst die we hebben behaald, is het creëren van een cultuur van gelijkheid en transparantie binnen onze organisatie. Dit heeft niet alleen geleid tot een consistente behandeling van al onze medewerkers, maar ook tot een gevoel van verbondenheid en waardering bij iedereen, van nieuwkomers tot ervaren teamleden. Hierdoor kunnen we met trots zeggen dat ons attentiebeleid bijdraagt aan een positieve werkomgeving waarin iedereen weet waar ze aan toe zijn en zich gewaardeerd voelt, vanaf de allereerste dag bij ons.“
GroupM NL stapt bewust weg van de traditionele feestdagen. “Niet iedereen viert Sinterklaas, Pasen of Kerstmis, dus proberen we in te zetten op andere momenten zoals Valentijn, een werkverjaardag of verhuizing. Ook bij de proeftijd en onboarding staan we paraat met een klein presentje via Kadonation.”
“Met ons attentiebeleid laten we zien dat we waarde hechten aan persoonlijke en professionele mijlpalen. Het getuigt van onze betrokkenheid en ons streven om elk moment speciaal te maken. We vieren die momenten dan ook samen, of maken er een momentje van. En ook op de mindere momenten proberen we er te zijn voor onze medewerkers. Met Kadonation Select wordt dat allemaal een pak eenvoudiger.”
Benieuwd naar meer? Ontdek zelf de voordelen van Kadonation Select, en probeer het vrijblijvend uit. Zonder addertjes.
*Onderzoek in opdracht van Kadonation uitgevoerd door Human8 – 2.000 medewerkers – 2021
Silke
Read more by SilkeGerelateerde artikelen.
Bavet verwent: het favoriete verjaardagscadeau voor élke collega
Agidens, Kadonation klant van het eerste uur
