Dit privacybeleid (“Privacybeleid”) wordt toegepast op alle verwerkingsactiviteiten van KADONATION (zoals hieronder vermeld) om gegevens te beheren.
Lees dit Privacybeleid en ons Cookiebeleid. KADONATION kan dit Privacybeleid in de toekomst bijwerken: je kan de laatste versie altijd op onze Website vinden.
1. OVER DIT PRIVACYBELEID
Wij kunnen naar aanleiding van bijvoorbeeld je commerciële relatie of recente contact met KADONATION of door een bezoek aan of actie op onze “Website” (d.w.z. https://kadonation.com, inclusief gerelateerde subdomeinen) persoonsgegevens over jou of, indien je een bedrijf bent, je werknemers/vertegenwoordigers (“je persoonsgegevens”) verzamelen, bewaren en anderszins verwerken.
Dit Privacybeleid beschrijft (i) hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en bewaren; (ii) de rechten die je kan uitoefenen met betrekking tot je persoonsgegevens; en (iii) de maatregelen die we nemen om die te beschermen en je persoonsgegevens te beveiligen.
KADONATION respecteert jouw privacy en wij streven er altijd naar om te handelen in overeenstemming met de geldende privacywet zoals (niet-limitatief): (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR/AVG”); (ii) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018; (iii) de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming van 16 mei 2018; (iv) de ePrivacy Verordening 2002/58/EC van 12 juli 2002, inclusief toekomstige wijzigingen en herzieningen daarvan; en/of (v) (toekomstige) nationale wetgeving betreffende de uitvoering van de GDPR (samen: “Privacywet”).
2. KADONATION IS DE GEGEVENSBEHEERDER
Wij zijn KADONATION NV, een naamloze vennootschap met maatschappelijke zetel te Gordunakaai 61, 9000 Gent, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE-0666.820.362 (“KADONATION” of “wij/ons”).
KADONATION ontwikkelt en biedt de oplossingen van KADONATION zoals beschreven en weergegeven op de Website (“Oplossingen”) en de bijbehorende dienst van KADONATION (“Diensten”) en is de eigenaar van de Website.
In het kader van de Privacywet zal KADONATION handelen als de GEGEVENSBEHEERDER van jouw persoonsgegevens voor de doeleinden beschreven in dit Privacybeleid. Dit betekent dat wij de controle hebben over (en dus verantwoordelijk zijn voor) jouw persoonsgegevens.
3. DE VERWERKINGSACTIVITEITEN VAN KADONATION
De persoonsgegevens die wij verzamelen, bewaren en verwerken en het doel waarvoor wij deze gegevens verwerken, kunnen verschillen afhankelijk van je relatie met KADONATION.
Wij onderscheiden vooral zes verschillende scenario’s:
- Je surft op onze Website;
- Je ontvangt (graag) direct marketing (zoals updates en nieuwsbrieven) met betrekking tot de Oplossingen en/of Diensten van KADONATION;
- Je bent een prospect en/of op zoek naar een commerciële relatie met KADONATION;
- Je bent een particulier die een groepscadeaubon koopt, inwisselt of aanmaakt;
- Jouw bedrijf is een actieve klant van KADONATION en/of op zoek naar een commerciële relatie met KADONATION; of,
- Je bent/jouw bedrijf is een partner of een leverancier van KADONATION.
3.1 Je surft op onze website
Contacteer KADONATION via het contactformulier:
| Doel: | Jouw mogelijke vragen beantwoorden en/of een gesprek beginnen |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ Vrijwillig opgegeven telefoonnummer ❑ Land ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Vrijwillig opgegeven bericht |
| Rechtsgrond: | Toestemming |
| Bewaarperiode: | Tot één (1) jaar na je laatste contact met KADONATION |
Cookies
Wanneer je op onze Website surft, kunnen wij ook je persoonsgegevens verzamelen via cookies die op je apparaten worden bewaard om de werking van de Website te optimaliseren. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie.
3.2 Je ontvangt (graag) direct marketing (zoals updates en nieuwsbrieven) met betrekking tot de Oplossingen en/of Diensten van KADONATION
Direct marketing
| Doel: | Meer informatie geven over (nieuwe functies van) KADONATION, onze Oplossingen of gerelateerde producten/Diensten |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ Vrijwillig opgegeven informatie ❑ (Professioneel) e‑mailadres |
| Rechtsgrond: | Toestemming |
| Bewaarperiode: | Totdat je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dit doel (zie Sectie 8- “Recht van bezwaar”). Je wordt automatisch uitgeschreven als we je langer dan vijf (5) jaar niet hebben gecontacteerd. |
3.3 Je bent een prospect en/of op zoek naar een commerciële relatie met KADONATION;
Algemene communicatie aan KADONATION & prospectie door KADONATION
| Doel: | Kwalitatieve gesprekken voeren (via mail, telefoon of zakelijke social mediakanalen) waarin KADONATION meer informatie geeft over de Diensten |
| Persoonsgegevens: | ❑ Voornaam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Achternaam ❑ Telefoonnummer ❑ Bedrijfsnaam ❑ Land ❑ Soort sector ❑ Voorkeurstaal ❑ Social media/zakelijk kanaal ❑ Vrijwillig opgegeven informatie |
| Rechtsgrond: | Gerechtvaardigd belang |
| Bewaarperiode: | Totdat je gevraagd hebt om niet meer gecontacteerd te worden door KADONATION of tot zes (6) maanden na je laatste contact met KADONATION, wat er eerst komt (+ verificatieperiode van zes maanden) |
3.4 Je bent een particulier
Algemene communicatie en (technische) ondersteuning via de chat
| Doel: | Om je te helpen met mogelijke problemen en/of je vragen te beantwoorden en/of een gesprek te beginnen |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ Vrijwillig opgegeven informatie ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Informatie over de aanvraag |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Tot twee (2) jaar na je laatste contact met KADONATION |
Je account aanmaken
| Doel: | Gebruikmaken van de Diensten of Oplossingen van KADONATION |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Land ❑ Wachtwoord ❑ Geboortedatum ❑ Telefoonnummer (optioneel) |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Tot twee (2) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen jou en KADONATION (+ verificatieperiode van zes maanden) |
Start een groepscadeau/geef een cadeaubon
| Doel: | Gebruikmaken van de Diensten of het Platform van KADONATION |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ Andere vrijwillig opgegeven informatie ❑ E‑mailadres ❑ Foto naar keuze (optioneel) ❑ Naam ontvanger (optioneel) |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Tot twee (2) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen jou en KADONATION |
3.5 Jouw bedrijf/werkgever is een actieve klant van KADONATION
Als je dit Privacybeleid leest als een werknemer van een bedrijf dat gebruikmaakt van de KADONATION Oplossingen, houd er rekening mee dat je werkgever moet worden beschouwd als je gegevensbeheerder (aangezien je werkgever heeft besloten gebruik te maken van de Oplossingen, bepaalt of je een account krijgt enz.) Het kan zijn dat je werkgever ons enkele persoonsgegevens van je heeft verstrekt (bv. je naam, je e‑mailadres enz.). Daarom heeft KADONATION een beleid inzake gegevensverwerking ingevoerd.
Desondanks zal KADONATION in sommige uitzonderlijke gevallen optreden als de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Concreet treedt KADONATION op als jouw gegevensbeheerder voor de volgende doeleinden:
Algemene communicatie en (technische) ondersteuning
| Doel: | Om communicatie met & ondersteuning van klanten mogelijk te maken |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Bedrijfsinformatie (naam, btw-nummer) ❑ Telefoonnummer ❑ Factuuradres |
| Rechtsgrond: | In relatie met de klant: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst Met betrekking tot de eindgebruikers: gerechtvaardigd belang |
| Bewaarperiode: | Tot een (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen je bedrijf en KADONATION |
Kleine zakelijke bestellingen (<500 bonnen) via de website
| Doel: | Gebruikmaken van de Diensten of het Platform van KADONATION |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Bedrijf (naam, btw-nummer) ❑ Telefoonnummer (optioneel) ❑ Factuuradres ❑ Leveringsadres (alleen bij fysieke cadeaubonnen) |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Tot een (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen je bedrijf en KADONATION |
Facturering
| Doel: | Om facturen op te stellen voor de Diensten | gebruik van het Platform van KADONATION |
| Persoonsgegevens: | ❑ Voornaam ❑ Bedrijf ❑ Achternaam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Adres ❑ Btw-nummer ❑ Functie |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Tot twee (2) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen jouw bedrijf en KADONATION met een aanvullende periode van 7 jaar om boekhoudkundige redenen. |
Offertes/voorstellen
| Doel: | Om (aanvullende) offertes | voorstellen op te stellen |
| Persoonsgegevens: | ❑ Voornaam ❑ Bedrijf ❑ Achternaam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Adres ❑ Btw-nummer |
| Rechtsgrond: | Gerechtvaardigd belang |
| Bewaarperiode: | Tot een (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen je bedrijf en KADONATION |
3.6 Je bent of je bedrijf/werkgever is een leverancier of partner van KADONATION
Algemene communicatie en levering van diensten
| Doel: | Om met jou te communiceren in het kader van onze commerciële relatie |
| Persoonsgegevens: | ❑ Volledige naam ❑ E‑mailadres ❑ Achternaam ❑ Telefoonnummer ❑ Bedrijf ❑ Voorkeurstaal ❑ Functie ❑ Vrijwillig opgegeven informatie |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Voor de looptijd van je commerciële relatie met KADONATION en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten met KADONATION |
Facturering
| Doel: | Om je facturen voor de geleverde diensten te betalen (incl. bijbehorende communicatie) |
| Persoonsgegevens: | ❑ Voornaam ❑ Bedrijf ❑ Achternaam ❑ (Professioneel) e‑mailadres ❑ Adres ❑ Financiële gegevens (bv. bankrekeningnummer) ❑ Functiebeschrijving ❑ Btw-nummer |
| Rechtsgrond: | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaarperiode: | Voor de looptijd van je commerciële relatie met KADONATION en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten met KADONATION |
4. RECHTSGRONDEN
Je vindt meer informatie over de toepasselijke rechtsgrond voor elk van de geïdentificeerde verwerkingsactiviteiten in Sectie 3 hierboven.
Indien de rechtsgrond voor de verwerking van gerechtvaardigd belang is, zal KADONATION altijd (i) evalueren of dit in verhouding staat tot het doel waarvoor jouw persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt; en (ii) rekening houden met jouw redelijke verwachtingen en zorgen voor een evenwicht met jouw fundamentele rechten en vrijheden. Als wij dit niet kunnen garanderen, zullen wij jouw persoonsgegevens niet meer bewaren/gebruiken of bepalen wij een nieuwe rechtsgrond.
5. BEWARINGSTERMIJNEN
Tenzij er een langere bewaringstermijn nodig of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, zal KADONATION enkel je persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die nodig is om het doel in kwestie te bereiken en te vervullen.
6. VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
KADONATION zal jouw persoonsgegevens nooit verkopen aan derden. Bovendien zal KADONATION jouw persoonsgegevens nooit aan andere derden verstrekken tenzij dat nodig is om de doeleinden te bereiken die in dit Privacybeleid beschreven staan. Daarbij kunnen (sommige van) jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan:
- Software- en cloudproviders
- Afdrukdiensten
Uiteraard hebben wij ervoor gezorgd dat de nodige contracten of gelijkaardige juridisch bindende handelingen zijn opgesteld om ervoor te zorgen dat deze derden jouw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de Privacywet (Artikel 28 AVG).
Bovendien kunnen wij je persoonsgegevens overdragen:
- Aan bevoegde autoriteiten: bijvoorbeeld, omdat (i) we wettelijk of in het kader van (toekomstige) gerechtelijke procedures verplicht zijn jouw persoonsgegevens te verstrekken, of (ii) omdat dit nodig is om onze rechten te waarborgen; of,
- In de context van fusies en overnames: dat wil zeggen dat als KADONATION of de meerderheid van de activa wordt overgenomen door een derde, waarbij je persoonsgegevens, die KADONATION heeft verzameld, een van de overgedragen activa kunnen zijn.
7. GRENSOVERSCHRIJDENDE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Indien een van de bovengenoemde derden of andere ontvangers gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte, zal KADONATION ervoor zorgen dat een of meer van de opgesomde EU-goedgekeurde waarborgen worden toegepast:
- Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- Overeenkomst gegevensoverdracht (zie de standaardcontractbepalingen in het Uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie (EU) 2021/914 van 4 juni 2021, inclusief de uitvoering van een effectbeoordeling inzake een overdracht);
- Bindende bedrijfsvoorschriften; of,
- Certificeringsmechanismen.
8. JE PRIVACYRECHTEN
De Privacywet (bv. GDPR) geeft je een aantal rechten over je persoonsgegevens ten opzichte van KADONATION. Je kan deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen, zoals vermeld in Sectie 11, via compliance@kadonation.com.
| Toegang: | je kan om een bevestiging vragen of persoonsgegevens die over jou gaan al dan niet worden verwerkt. Zo ja, dan kan je ons een kopie vragen van je persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij een kleine vergoeding vragen; |
| Rectificatie: | je kan ons vragen om alle informatie die volgens jou onjuist | onvolledig is, te corrigeren | vervolledigen; |
| Wissing: | je kan ons onder bepaalde voorwaarden vragen om je persoonsgegevens te wissen. Houd er rekening mee dat deze diensten hierdoor niet langer toegankelijk zijn en/of niet langer kunnen worden verleend. |
| Bezwaar: | je kan onder bepaalde voorwaarden bezwaar maken tegen ons voor het verwerken van je persoonsgegevens. |
| Beperken van verwerking: | je kan ons vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, tenzij wij voor de verwerking ervan gerechtvaardigde belangen hebben die jouw belangen overheersen |
| Overdraagbaarheid van gegevens: | je kan ons onder bepaalde voorwaarden vragen je persoonsgegevens naar een andere organisatie over te dragen of rechtstreeks aan jou in een algemeen gebruikt en gestructureerd formaat dat door een automatisch apparaat kan worden gelezen. |
9. VEILIGHEID
KADONATION verbindt zich ertoe redelijke fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om (i) onbevoegde toegang tot je persoonsgegevens en (ii) verlies, misbruik of wijziging van je persoonsgegevens te voorkomen.
10. UPDATES
Wij hebben het recht om dit Privacybeleid bij te werken met een nieuwe versie op de Website waarbij wij de herzieningsdatum bovenaan dit Privacybeleid zullen vermelden. Daarom is het sterk aanbevolen om regelmatig de Website en de pagina met het Privacybeleid te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
11. MELDINGEN EN VRAGEN
Kennisgevingen rond dit Privacybeleid (zoals het uitoefenen van je rechten als betrokkene) en/of vragen of bezorgdheden met betrekking tot de bepalingen van dit Privacybeleid moeten gestuurd worden naar onze DPO, via compliance@kadonation.com.
12. KLACHTEN?
Niet tevreden over de manier waarop wij je persoonsgegevens verzamelen, bewaren of behandelen en beveiligen? Wij vinden het jammer dat te horen en zijn bereid alle maatregelen te nemen om deze situatie te verhelpen. Neem zeker contact met ons op!
Je hebt ook het recht om klacht neer te leggen bij de volgende toezichthoudende autoriteiten:
Belgische gegevensbeschermingsautoriteit
E‑mail: contact@apd-gba.be
Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens
Telefoonnummer: +31 (0)70 888 85 00
Fax: +31 (0)70 888 85 01
Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland